ERP választási módszerek

Az ERP választás négy nagy kategóriáját lehet megkülönböztetni, attól függően, hogy a beruházó cég milyen típusú támogatást vesz igénybe. Hangsúlyozni kell, hogy választásról beszélünk és nem folyamat újraszervezésről vagy bevezetésről.

  1. Egy biztonságos módszer, amikor ugyanazt az ERP rendszert választjuk, ami a velünk egy nagyságrendben lévő konkurenciánknál évek óta jól működik. Ilyenkor biztosak lehetünk abban, hogy a rendszer képes az iparág specifikus követelményeket kielégíteni, bevezethető és üzemben-tartható. A sikerhez az szükséges, hogy meglegyen a kellő innovációs képesség az új szokások kialakításához és bevezetéséhez. Ha a bevezető is ugyanaz, akkor a szükséges iparági gyakorlat is adott ezért ez a módszer nem igényel független tanácsadót.

  2. A legtöbb esetben a beruházást nem előzi meg felmérés, az üzleti folyamatok elemzése és az igények dokumentálása. Ilyenkor az ajánlatkérés nem a tényleges igények alapján történik, hanem meghallgatnak egy-két beszállítói előadást, majd valamilyen szempont alapján döntenek. Az ERP beszállító cégek mindegyike jól kidolgozott marketing módszerekkel támogatja a prezentáció alapú értékesítést, amivel szemben a vevő meglehetősen védtelen. Így fenn áll a veszély, hogy a cég valódi igénye és a választott rendszer képessége között gyakorlatilag nincs erős kapcsolat. A választás valójában esetleges, a döntés marketing anyagok és marketing előadások alapján történt. Miután a beruházást megelőzően nem történik meg a jelenlegi helyzet felmérése és elemzése, nyilvánvaló, hogy ezekben az esetekben a beruházástól nem várják el a versenyképesség növekedését. Ha egy nagy példányszámban működő (esetleg nemzetközi normákat kielégítő) rendszert választanak, ahol felkészült szakembergarda ülteti át a régi adatokat az új rendszerbe a beruházás sikeres lesz. Egy jó szállító minden bevezetési feladatot megold, külső tanácsadóra nincs szükség.

  3. A beruházók egy jelentős részének már van valamilyen negatív élménye az ERP választáshoz kapcsolódóan vagy a hozzávetőleg 60 rendszer között nem igazodik el, vagy már meghallgatott néhány beszállítót és megállapította, hogy nem tud választani. Ők független tanácsadót vesznek igénybe. A segítségnyújtás sokféle szinten történhet.

    A) A legegyszerűbb eset, az egynapos tanácsadás, ami elsősorban a választási módszer eldöntésére javasolható. Ennek gyakran eredménye az, hogy még nem időszerű az ERP beruházás, hanem egyéb előkészítő feladatok elvégzésére lenne szükség.

    B) A következő eset, amikor egy néhány napos szakértés után meg kell nevezni 2-3 beszállítót, akikkel érdemes megkezdeni a tárgyalásokat.

    C) Készíthetünk projekt ajánlatot. Ennek az a célja, hogy az ERP csere projekt megalapítása előtt megállapítsuk, hogy a cég képes-e a következő kategóriájú ERP rendszer fogadására. Ennek érdekében elvégezzük a jelenlegi helyzet elemzését.

    D) Az adatbázis elemzésen, dokumentumáramlás elemzésen és a mély interjú módszeren alapuló folyamatfelmérésre alapozva készítünk egy igényjegyzéket, amelyben pontosan dokumentáljuk, hogy milyen rendszerre van szüksége a Megbízónak. Ekkor a Megbízó az igényjegyzék alapján kérhet árajánlatokat.

  4. A negyedik kategóriába a „Preciziós ERP választást” sorolom. Erre általában akkor tartanak igényt, ha a cég már túl van egy-két kudarcon. A módszer lényeg az, hogy a megvásárlásra kerülő rendszert a döntés előtt üzemi körülmények között ki lehet próbálni. Ebben a megoldásban megcsináljuk a 3. pont felméréseit és az igényjegyzéket, majd a meglévő törzsadatok és az igényjegyzék alapján kialakítjuk az új ERP független törzsadatbázist. Az igényjegyzéket kiküldjük a megfelelő cégeknek és értékeljük az ajánlatokat. A beérkezett ajánlatokat sorrendbe állítjuk, a legjobbnak ítélt rendszert telepítjük, feltöltjük a cég saját törzsadatait és elkezdjük a tesztelést. Természetesen ekkor a rendszer nincs még testre szabva, de az már pontosan látszik, hogy milyen adottságai vannak és mekkora lesz a testreszabási feladat. Ha az elsőnek kiválasztott rendszer részleteiben már nem optimális, akkor vesszük a következőt és így tovább. Miután az ERP független adatok átalakítása és feltöltése esetleg egy hónapot is igénybe vehet, a módszer költségesnek tűnik, ennek azonban az az oka, hogy már a választási szakaszban elvégezzük a bevezetési munka nagy részét.

Persze a gyakorlatban ezek a módszerek összemosódhatnak, ill. az első két eset is igényelhet utólag ERP független tanácsadást.

_____________________________________________________________________________
Kupán Károly (@2016-2017); v1.03;                              06-20 264-75-14;                       Kupan.Karoly@BI-Control.hu