ERP választási módszerek

Az ERP választás négy nagy kategóriáját lehet megkülönböztetni, attól függően, hogy a beruházó cég milyen típusú támogatást vesz igénybe. Hangsúlyozni kell, hogy választásról beszélünk és nem folyamat újraszervezésről vagy bevezetésről.

1. Egy biztonságos módszer, amikor ugyanazt az ERP rendszert választjuk, ami a velünk egy nagyságrendben lévő konkurenciánknál évek óta jól működik. Ilyenkor biztosak lehetünk abban, hogy a rendszer képes az iparág specifikus követelményeket kielégíteni, bevezethető és üzemben-tartható. A sikerhez az szükséges, hogy meglegyen a kellő innovációs képesség az új szokások kialakításához és bevezetéséhez. Ha a bevezető is ugyanaz, akkor a szükséges iparági gyakorlat is adott ezért ez a módszer nem igényel független tanácsadót.

2. A legtöbb esetben a beruházást nem előzi meg felmérés, az üzleti folyamatok elemzése és az igények dokumentálása. Ilyenkor az ajánlatkérés nem a tényleges igények alapján történik, hanem meghallgatnak egy-két beszállítói előadást, majd valamilyen szempont alapján döntenek. Az ERP beszállító cégek mindegyike jól kidolgozott marketing módszerekkel támogatja a prezentáció alapú értékesítést, amivel szemben a vevő meglehetősen védtelen. Így fenn áll a veszély, hogy a cég valódi igénye és a választott rendszer képessége között gyakorlatilag nincs erős kapcsolat. A választás valójában esetleges, a döntés marketing anyagok és marketing előadások alapján történt. És ezek az előadók nagyon felkészültek. Miután a beruházást megelőzően nem történik meg a jelenlegi helyzet felmérése és elemzése, nyilvánvaló, hogy ezekben az esetekben a beruházástól nem várják el a versenyképesség növekedését. Ha egy nagy példányszámban működő (esetleg nemzetközi normákat kielégítő) rendszert választanak, ahol felkészült szakembergarda ülteti át a régi adatokat az új rendszerbe a beruházás sikeres lesz. Egy jó szállító minden bevezetési feladatot megold, külső tanácsadóra nincs szükség. Ilyenkor azonban nem ERP rendszert, hanem beszállítót választottunk.

3. A beruházók egy jelentős részének már van valamilyen negatív élménye az ERP választáshoz kapcsolódóan vagy a hozzávetőleg 60 rendszer között nem igazodik el, vagy már meghallgatott néhány beszállítót és megállapította, hogy nem tud választani. Ők független tanácsadót vesznek igénybe. A segítségnyújtás sokféle szinten történhet.

   A) A legegyszerűbb eset, az egynapos tanácsadás, ami elsősorban a választási módszer eldöntésére javasolható. Ennek gyakran az-az eredménye, hogy még nem időszerű az ERP beruházás, hanem egyéb előkészítő feladat elvégzésére lenne szükség.

   B) A következő eset, amikor egy néhány napos szakértés után meg kell nevezni 2-3 beszállítót, akikkel érdemes megkezdeni a tárgyalásokat.

   C) Készíthetünk projekt ajánlatot. Ennek az a célja, hogy az ERP csere projekt megalapítása előtt megállapítsuk, hogy a cég képes-e a következő kategóriájú ERP rendszer fogadására. Ennek érdekében elvégezzük a jelenlegi helyzet elemzését.

   D) Az adatbázis elemzésen, dokumentumáramlás elemzésen és a mély interjú módszeren alapuló folyamatfelmérésre alapozva készítünk egy igényjegyzéket, amelyben pontosan dokumentáljuk, hogy milyen rendszerre van szüksége a Megbízónak. Ekkor a Megbízó az igényjegyzék alapján kérhet árajánlatokat.

4. A negyedik kategóriába a „Precíziós ERP választást” sorolom. Erre általában akkor tartanak igényt, ha a cég már túl van egy-két kudarcon. A módszer lényeg az, hogy a megvásárlásra kerülő rendszert a döntés előtt üzemi körülmények között ki lehet próbálni. Ebben a megoldásban megcsináljuk a 3. pont felméréseit és az igényjegyzéket, majd a meglévő törzsadatok és az igényjegyzék alapján kialakítjuk az új ERP független törzsadatbázist. Az igényjegyzéket kiküldjük a megfelelő cégeknek és értékeljük az ajánlatokat. A beérkezett ajánlatokat sorrendbe állítjuk, a legjobbnak ítélt rendszert telepítjük, feltöltjük a cég saját törzsadatait és elkezdjük a tesztelést. Természetesen ekkor a rendszer nincs még testre szabva, de az már pontosan látszik, hogy milyen adottságai vannak és mekkora lesz a testreszabási feladat. Ha az elsőnek kiválasztott rendszer részleteiben már nem optimális, akkor vesszük a következőt és így tovább. Miután az ERP független adatok átalakítása és feltöltése esetleg egy hónapot is igénybe vehet, a módszer költségesnek tűnik, ennek azonban az az oka, hogy már a választási szakaszban elvégezzük a bevezetési munka nagy részét.

Beszélnünk kell egy egészen speciális esetről, mégpedig amikor egy felső kategóriás rendszert kell lecserélni. Ha a rendszert a cég képes volt hosszabb-rövidebb ideig üzemeltetni, akkor teljesen felesleges nagy erőket fordítani az igényfelmérésre. Elegendő megnézni és üzleti intelligencia eszközökkel elemezni az adatbázist, amelyből rendszerint kiolvasható a cég működési szokása és működési hibái. Ilyenkor a legfőbb feladat annak feltárása, hogy mi az oka a csereigény megjelenésének. A felső kategóriás rendszerek között – egy-két nagyon speciális esettől eltekintve – nincs lényeges eltérés, ugyanakkor a csere százmilliós költséget jelent. Ekkor elsősorban nem azt kell vizsgálni, hogy mire van szüksége a cégnek, hanem azt, hogy a meglévő rendszer miért nem felel meg. Az elemzésnek azt kell megállapítania, hogy a csere igénye, nem a beszállító – felhasználó kapcsolat megromlásából keletkezett-e. Ha igen, akkor számolni kell azzal is, hogy az új beszállítóval is meg fog romlani a viszony, ezért csak olyan rendszer jöhet szóba, amit több független beszállító tud fejleszteni és támogatni. Ez sok új és nehéz kérdést vet fel. Még ilyen esetben is lehet indokolt és előremutató egy ERP csere. Ekkor azonban nem a rendszer cseréje hozza a sikert (az új semmivel nem lesz jobb, mint a régi), hanem az ismételt bevezetés, a stabil alapokon nyugvó az egységes és átfogó oktatás, a szervezési és működési hibák kijavítása és az új beszállító hozta új lendület.

Végezetül van két terület, ami egészen speciális eljárást igényelhet. Ez a raktározás és a termelésirányítás. Az ERP rendszerek mindegyike rendelkezik raktárkezeléssel, de vannak olyan raktározási módszerek, amelyet egyik ERP rendszer sem támogat. Gondoljunk itt pl. az önfelöltő raktárakra vagy az automata raktárakra, de a szóródó áruk raktározása, a szabadtéri raktárak vagy a folyadékok raktározását is csak néhány rendszer tudja kezelni.

A termelésirányítás esetében a skálázhatóság és szakmai kompatibilitás is a mesék világába tartozik. Egyes iparágak között egyszerűen nincs átjárás. Egy könnyűipari, mezőgazdasági vagy gyógyszeripari rendszer semmi más rendszerből nem alakítható ki. Kifejezetten nehéz a helyzet, ha a megbízó nem rendelkezik termelésirányítási tapasztalattal (ne adj Isten termelési tapasztalattal sem), mert ekkor még a felmérés is nehézségekbe ütközik. Erre az esetre a tanulmányrendszerek elkészítését tanácsolom. A tanulmányrendszerben valójában ki kell alakítani a Megbízó igényének megfelelő rendszert, amit a technológia és a termelésvezérléssel együtt fejlesztünk. Ennek eredményeképpen pont az a rendszer alakul ki, amit a felhasználó igényel. Ez a rendszer bár működőképes, tesztelhető és elindítható vele a termelés, nem helyettesíti a robosztus, nagy megbízhatóságú és terhelhető ERP rendszert, ezért következő lépésben a tanulmányrendszert az ERP beszállítójának implementálnia kell saját rendszerében. Ez viszont már csak egyszerű programozási munka.

Persze a gyakorlatban ezek a módszerek összemosódhatnak, ill. az első két eset is igényelhet utólag ERP független tanácsadást.

_____________________________________________________________________________
Kupán Károly (@2016-2019); v1.05;                              06-20 264-75-14;                       Kupan.Karoly@BI-Control.hu