A folyamat felmérés eszközei

A jelenlegi helyzet feltárásának az a célja, hogy minden döntés előtt megtekinthessük, hogy a vizsgált folyamat számszerűsítve hogyan jelenik meg a cégadatokban, egy-egy üzleti szokás mennyire megalapozott, szabad-e, kell-e támogatni az új ERP rendszerben. Végső soron ennek akár az is lehet az eredménye, hogy az ERP rendszer cseréjét sem tartjuk időszerűnek.

Ha tehetjük, akkor a felmérést a meglévő rendszer adatbázisára (is) alapozzuk. Ezért létrehozzunk egy olyan ERP független környezetet, amely lehetővé teszi, hogy magát az adatbázist elemezve tárjuk fel az üzleti szokásokat. Ha régi adatbázis beolvasható az MS SQL adatbázis-kezelő beépített üzleti intelligencia rendszerébe (SSAS), akkor közvetlenül az adatokat fogjuk elemezni.
A módszer elvi alapját az adja, hogy minden folyamatnak van valamilyen nyoma, ami lehet:

• digitális,
• papíralapú,
• humán alapú.

A papír alapú módszer eszköze a dokumentumáramlás elemzése, ami a dokumentumtár felállítását is jelenti, a humán alapúé pedig a mély interjú. Ezek a technikák terhelik a felhasználót is.

Ritkán fordul elő, hogy elegendő egyetlen módszer használata, tehát az adatbázis elemzés esetben is biztosan sor kerül írott dokumentumok vizsgálatára és interjúra is.

A felméréseken túlmenően, vannak olyan üzleti területek, ahol elengedhetetlen a személyes gyakorlat megszerzése, a napi munkában való közvetlen részvétel. Ilyen pl. a termelésirányítás.

Az adatok szerepe.

Egy adat vezérelheti a folyamatokat vagy ezek részfolyamatát, dokumentálhatja a folyamatokat és szolgálhat elemzési célokat. Egy adat egyszerre több szerepkört is betölthet. Ezért az adatok mentén haladva a folyamatok, a szokások és a lehetőségek feltárhatók lesznek. Pontosan ez okból a régi adatbázis esetében tisztában kell lenni azzal, hogy melyik tábla, melyik mezője miért is került be a rendszerbe. Ez sok eseten egyáltalán nem egyszerű feladat, mert a fejlesztők nem nagyon tartják be az adatbázis tervezés alapszabályait. Teszik ezt sebesség megfontolásból, vagy egyszerűen történelmi okokból.
Szerencsés eset, ha a régi rendszer fejlesztőivel olyan a viszonyunk, hogy megbeszélhetők a kérdések. Persze van olyan nagy és robusztus rendszer is, ahol ez a módszer egyszerűen nem gazdaságos. Ilyenkor marad a két másik módszer.