A vállalatirányítás fejlődése

A vállalatirányítás fejlődése

A cég életének menedzseléséhez olyan sokféle szoftver használunk, hogy első lépésben azt kell tisztáznunk, hogy miről is beszélünk és milyen lehetőségek közül lehet választani. Az osztályozás legjobban a rendszerek fejlődésén keresztül érthető meg. A vállalatirányítási szoftverek fejlesztés a nagygépes platformon indult, de ez annyira eltért a jelenlegi rendszerektől, hogy ebben az anyagban nem is foglalkozunk vele.

Szigetrendszerek

A PC-s szoftverek első generációjának fejlesztésekor még nem volt kellően stabil hálózat ezért csak egy-egy munkakör feladatainak a támogatására volt lehetőség. Egy adott gépen kellett elvégezni az összes adatbevitelt, itt keletkeztek a kimutatások és ezen futott az alkalmazás is. Egy másik munkakörhöz másik gép és másik alkalmazás tartozott. Az alkalmazások egymástól szigetszerűen elkülönültek, de elkerülhetetlen volt köztük az adatcsere, amely valamilyen diszkrét adathordozó segítségével történt, ami eleinte a 8”-os majd 5,25” végül az 3,5”-os floppy volt.
Ezek a klasszikus szigetrendszerek.

A szigetrendszereknek mind a mai napig megvan a létjogosultsága, megtalálhatóak a kiscégeknél, de láttunk már olyan sokmilliárdos TOP céget, ahol egyetlen önálló számlázó programból állt az egész vállalatirányítási eszköztár. Ezek általában valamilyen képviseletek, ahol átfolyik az országba irányuló teljes forgalom, aminek bonyolításához elegendő néhány munkatárs és az összes feladat ki van helyezve külsős cégekhez.

Ügyviteli rendszerek

A stabil hálózatok megjelenése és az adatbázis-kezelők fejlődése lehetőséget teremtett az alkalmazások összeláncolására, biztosítva a közös adatbázis használatát. A funkciók integrálásával az ügyviteli rendszerekben már megszűnt a többszörös adatbevitel.

A leggyakrabban támogatott funkciók a könyvelés, pénzügy, tárgyi eszköz, számlázás, beszerzés, Partnernyilvántartás, értékesítés és a raktár. Ezek a rendszerek nem tartalmaznak sem gyártási sem komoly logisztikai modult.
A fejlett ügyviteli rendszereknek ma is megvan a helye a piacon. A cégmérettől függetlenül használják a gyártási tevékenységet nem végző cégek. A piacon lévő ügyviteli rendszerek szinte kivétel nélkül magyar fejlesztésű rendszerek.

Az MRP és MRP-II

Elsősorban a nagyteljesítményű adatbázis-kezelők elterjedése tette lehetővé, hogy megjelenjenek a megfizethető árú szükségletszámítási rendszerek. Bár az anyag és erőforrás számítások összehasonlíthatatlanul bonyolultabb, mint az ügyviteli processzek az elméleti hátterét már a nagygépes rendszerek korábban lefektették. Ezek általában önálló rendszerek voltak, azaz szigetet alkottak az ügyviteli rendszerek mellett. Az önálló MRP rendszerek a cégnagyságtól függetlenül megjelentek ott, ahol gyártási tevékenység volt. Rendszerint magába foglalta az ügyfél, rendelés, számlázási és kiszállítási modult is, amely általában az ügyviteli rendszernek is része. Duplikált adatbevitel azért nem volt, mert ezeket a funkciókat az ügyviteli rendszerben nem használták. Az MRP rendszerek önmagukban teljesen integrált rendszerek voltak, a vállalatirányítás szempontjából viszont integrált szigeteket alkottak.

A szigetek közötti kommunikáció digitális feladások formájában történt, ami a duplikált adatrögzítés (pl,: főkönyvi számlaszámok)  miatt veszélyeket rejtett és többletmunkát okozott.

Ezekre az integrált szigetrendszerekre ma már nincs szükség, üzembeállításuk súlyos beruházási hiba.

ERP rendszerek

Az IT szakma, a fejlesztők, a cégek, a fejlesztőrendszerek és az adatbázis-kezelők fejlődésével szükségszerűen megjelentek azok a rendszerek, amelyek a legtöbb vállalati funkciót már integrálva tartalmazzák.

Ezek a rendszerek általában tartalmazzák az Iktatás, Könyvelés, Pénzügy, Tárgyi eszköz, Partnernyilvántartás, Beszerzés, Értékesítés, Raktár, Árkalkuláció, Árjegyzék, Számlázás, Termék, technológia, Gyártás, Szállítás, RMA, WEB shop, CRM, stb. üzleti funkciókat és a modulok közötti összefüggéseket. Az ERP rendszer sehol sem igényelhet többszörös adatrögzítést és szatellit adatbázist.

Ma ezt a szervezési formát tekintjük alapnak, minden nagyságrendű cég esetén ezekből kell kiindulni.

Vállalatirányítás

Vélhetőleg sohasem fogjuk elérni, hogy egy ERP rendszer a teljes vállalati működéstartományt lefedje. Ennek lehet törvényalkotási vetülete, mint például a bérszámfejtés esetén. A bérszámfejtésnek és a munkaügynek olyan abnormális törvénykezési szokásoknak kell megfelelni, amit a nemzetközi normákat szem előtt tartő fejlesztők nem fognak felvállalni. Ezekre a területekre önálló cégek szakosodnak.  Ebbe a kategóriába tartozik a nagyon kritikus on-line pénztárgépes rendszer is. Alig van olyan ERP rendszer, amely integrálva van valamilyen pénztárgéphez. Az ERP rendszerek és a pénztárgépes rendszerek funkcióikban átfedik egymást. Sajnos meghökkentően alacsony szinten működő pénztárgépes rendszerekkel is találkozhatunk. Vannak aztán olyan „elvarázsolt” gyártási szakterületek is, amelyeket képtelenség lefedni az általános célú gyártási modulokkal. Általában ezeket is a szakosodott, önálló cégek fejlesztik, de mindig szervesen integrálják az ERP rendszerbe.

Önálló területet képviselnek az elemző és üzleti intelligencia rendszerek is. Ezeket a területeket az ERP fejlesztőknek nem gazdaságos felvállalni, ezért vagy megveszik (SAP, IBM) vagy egy konnektorral csatolják az ERP rendszer adatbázisához. A vállalatirányítás mindig tartalmaz olyan feladatokat, amit legegyszerűbb Excel vagy Access programok segítségével megoldani. Az elemzőrendszerek mindegyike rendelkezik olyan konnektorral is, amellyel képes integrálni ezeket az adatokat is.

Vállalatirányítás alatt mindig ezt a struktúrát értejük és ezt javasoljuk minden beruházónak.

Olyan rendszert, amely nem teljesen integrált ma már nem szabad megvenni.

Vegyük észre, hogy sehol sem foglalkoztunk a megrendelő nagyságával és árbevételével. Ennek az az oka, hogy az optimális ERP választás független a cég árbevételétől, kizárólag a cég tevékenységköre, fejlettsége, tűrőképessége és a tulajdonosa számít.

ERP kategóriák

Az alábbi ábrán látható felmérés úgy készült, hogy egy meglehetősen részletesen kidolgozott, sokmodulos, VALÓDI ajánlatkérést küldött egy cég a jelentősebb ERP beszállítóknak (türkizszínű oszlopok). Az eredmény értékelhetetlen volt. Ezt követően egy újabb, önálló kiválasztási fázisban egy részletes, magyarázattal ellátott önértékelő kérdőívet küldtünk ki, amely pontosan ismertette a cég igényeit és indirekt módon utalt az anyagi lehetőségeire is. A pontos tájékoztatást után, már csak azok a beszállítók pályáztak, akik valóban a kért igényeket tudták és akarták kielégíteni (bordó oszlopok). Az „A” és „B” beszállítóknak ebben a projektben nem küldtünk ajánlatkérést ez egy másik – de hasonló – projektre kapott választ tartalmazza. (Ez a két rendszer most csak a teljesség kedvéért szerepel).

Az ábra érdekessége, hogy a pontos ajánlatkérésre egészen más ajánlatokat kaptunk. Az „N” és „R” beszállító ekkor egy másik rendszerrel pályázott, a „K” beszállító nem foglalkozott a pontosan megfogalmazott igénnyel és ugyanazt a pályázatot nyújtotta be, a „J” beszállító egyszerűen engedett az árból 6 milliót.

Az igaz eredmény hogy megjelent a „C” és a „D” pályázó, akik közül történt a végső választás.

A választott rendszer a cég számára optimális és lényegesen olcsóbb, mint bármelyik korábbi ajánlat.

ERP árkategóriák

A fenti ábra szerint kiküldött konkrét ajánlatkérés alapján – az ERP rendszerek szállítására vonatkozó ajánlatokat öt árkategóriába lehet sorolni. Van egy előkészítő szint, amit az induló, egyszerű funkciókkal működő cégeknek lehet ajánlani. Ezen a szinten csak alapszolgáltatásokat kapunk a rendszertől viszont rendkívül kedvező áron (néhány tíz vagy százezer forintos árfekvésben). A következő a belépőszint a maga néhány milliójával, ami nem tartalmazza a cégek üzleti folyamatainak a felmérését és az újraszervezését, majd jön két nagyon hasonló kategória és a top cégeknek ajánlott rendszerek zárják sort. Ezek mindig tartalmazzák a folyamatok felmérését és a hibás üzleti folyamatok újraszervezését.

Bár a kategóriákat egy konkrét kérdésre adott konkrét válasz alapján állítottuk össze, az egyenszilárdság elve szerint más kérdésekre is hasonló kategóriák alakulnának ki.

Nem túlzunk, ha meglepőnek nevezzük a kategóriák árainak egységességét, ami egyértelműen jelzi, hogy már nálunk is kialakult a nagyon stabil ERP piac, amelyben minden kategóriának megvan a helye. A görbe azt is jól mutatja, hogy egy bizonyos pont fölött a minőségnövekedéshez ugrásszerű árnövekedés tartozik (ugyanúgy, ahogy pl. az autóiparban).

ERP költségek

Az ERP rendszerek tulajdonlási költsége három nagy költségtényezőből tevődik össze.

A licence díjakból, a bevezetési díjakból és az üzembentartási díjakból.

A licence díj lehet egyösszegű díj és lehet időszakonként (általában évenként) megújítandó díj. Van olyan konstrukció, amely kötelezően előírja a követési díjat. Nem mindegy azonban, hogy csak egy adott időszakra vagy a teljes üzemben tartási időszakra.

A bevezetési díj kiterjedhet a telepítésre, felmérésre, a paraméterezésre, az oktatásra és az újraszervezési tevékenységekre valamint során sokszor kalkulálni kell a hardverköltségekkel, a hálózatkialakítással, ill. a rendszerszoftverek telepítésével is.

Az üzemben-tartás legfontosabb tételei a követési díj, a karbantartási díjak, melyek lehetnek az IT rendszer üzemeltetésének a díja, ill. az ERP rendszer működtetésének a költsége. A support tipikusan az ERP rendszer szakszerű üzemeltetésre irányul és csak ritkán tartozik hozzá IT feladat. Megbízhatunk külső céget is az alkalmazás működtetésével.

Valós ERP beruházási költség struktúra

Érthető az a kérdés, hogy mitől függ egy ERP rendszer teljes üzembeállításának a költsége. A fenti ábra egy valós ajánlatkérésre adott valós választ mutatja. Az ajánlatkérés három cégre szóló licencet írt elő, valamint telepítést és bevezetést. Az ábra nem tartalmaz követési díjat.

Látható, hogy a licence árak majdnem azonosak. Érdekesnek mondható, hogy ebben az ajánlatban, akik díjat számolnak fel a további cégekre, azok a három cégre tulajdonképpen ugyanazt az árat adták. Az átütő különbség annál a cégnél volt, aki nem számolna fel további licence díjat a cégek számának növekedése esetén. Ezt helyes eljárásnak ítéljük. A másik érdekesség, hogy teljesen stabilnak tekinthető az oktatás árazása, az oktatásért tulajdonképpen ugyanazt az árat kéri mindhárom cég.

Nem tartjuk hibás koncepciónak azt, hogy egy fejlesztő cég ragaszkodik a bevezetéshez, de hibának ítélhető a (magas) telepítési díj. Alapelvárás, hogy egy ERP rendszert egyetlen gombnyomással lehessen telepíteni. Helyes az az árpolitika is, ha az alap árajánlat nem tartalmaz telepítést, paraméterezést és bevezetést. Ekkor azt feltételezi a cég, hogy az ajánlatkérő rendelkezik ilyen szaktudással. Ez általában nem igaz, de a megrendelőnek joga van ezt megpróbálni. Ilyenkor viszont elvárható, hogy a szállítónál utólag is megrendelhetőek legyenek ezek a szolgáltatások.

Tanácsadói díjak

Egy cég vezetője a cég belső erőire támaszkodva sohasem tudja cégkultúráját, a fejlettségi szintjét és a hatékonyságát megváltoztatni. Arra van szüksége, hogy külső tudást importáljon a cégbe, amelynek eszköze a tanácsadó cégek szolgáltatásának igénybevétele. Ennek ára van. A tanácsadói díjak a tanácsadócégek üzletpolitikájától és a tanácsadó besorolásától függ.

Általában ha egy cég képes európai szintű munkavégzésre, ha van multinacionális tapasztalata, akkor európai díjakat kér a szolgáltatásaiért. Ez érthető is. Gondoljuk meg, külföldre járunk cipőt venni, kabátot venni, sajtot venni és mosóport venni. Azért mert ott olcsóbb. Viszont az igazi értéket jelentő tudást a kinti ár negyedéért szeretnénk megkapni. Hát ez nem megy.

A fejlett világban az 5-600 €/nap a magas szintű tudás standard ára. Ehhez azonban európai jelenlét, európai kultúra és választékos angol nyelvtudás tartozik.

Azonban figyelembe kell vennünk azt, hogy a legtöbb KKV cégkultúrája olyan alacsony, hogy ezt szintet egyszerűen képtelen befogadni.

Miután nem lehet fejlődési lépéseket kihagyni és szinteket átugorni így szükség van a „magyar” árakra is.

Kupán Károly (@2015)                             v1.05