Az ERP rendszerszervezési szemlélete

Tekintsük át egy kereskedőcég legfontosabb feladatainak egyikét és gondolkozzunk el azon, hogy mennyire volt sikeres az itt bemutatásra kerülő ERP rendszer bevezetése. A bemutatott folyamat elkeserítően közel áll a valóságos eljáráshoz, bár itt-ott feláldoztam a folyamathűséget az áttekinthetőség oltárán.

Induljunk el onnan, hogy az értékesítő munkatársunk kisebb-nagyobb nehézségek árán rögzít egy megrendelést. Ha a megrendelt áru nincs raktáron, akkor a rendelés „beérkezésre vár” státuszban van mindaddig, míg a hiányzó cikket a raktár készletre nem veszi. A raktáron lévő vagy beérkezett darabáru automatikusan „kiszedhető” státuszba kerülhet, de a számozott termékek esetén bonyolultabb a helyzet, mert ekkor egy konkrét sorszámával megadott terméket kell lefoglalni. (Számozni azért kell, mert a gyár nagy méretszórással gyártja ugyanazt a terméket így minden darabnak egyedi ára van). A kereskedő munkatársnak – még a többiek előtt – észre kell venni, hogy a megrendelt terméke beérkezett és le kell foglalnia. Ehhez persze az kell, hogy folyamatosan ellenőrizze termék beérkezését. Ráadásul a munkatársunk a sorszámozott termékek lefoglalásánál csak az adott rendelés szempontjait nézi, ezért a foglalások cégszinten nem optimálisak.

Ha megtörtént a cikkek lefoglalása, akkor kezdődik a megrendelés teljesítése.

A következő lépés, hogy a számlázó – az ablak csúszkájának húzogatásával – folyamatosan ellenőrzi a rendeléseket és mikor látja, hogy egy rendelés kiszedhető, akkor kinyomtatja a kiszedési listát és beleteszi egy „papucsba”. Ez a mérsékelten emelkedett színvonalú tevékenység azért nehézkes, mert más munkája is van és a leveleket is folyamatosan ellenőriznie kell, ezért ide-oda kell lépegetnie alkalmazások és funkciók között, mindaddig, amíg talál kiszedhető megrendelés.
Végezetül egy raktári munkatárs átbattyog (olyan 60 méter + ugyanennyi vissza) a számlázásra, a papucsból összegyűjti a kiszedési listákat és visszaviszi a raktári munkaterületre, ahol beleteszi egy másik papucsba.
Ekkor állt elő az az állapot, amikor neki lehet állni a kiszedésnek és a csomagolásnak.

A raktári munkatárs kiszedi a cikkeket és egy komissiózó területen összecsomagolja. Ha kész van, oda megy egy munkaállomáshoz, a kiszedési listát bemutatja a vonalkód olvasónak, majd megadja, hogy Ő ki és hogy hány csomagot sikerült rittyentenie.
Ekkor visszacaplat a számlázásra, ahol megpróbálja megszerezni a csomaghoz tartozó számlát (amit be kell tennie a csomagba) és a szállítási dokumentumokat.
Eközben a számlázó hölgy folyamatosan csekkeli a rendeléseket, hogy van-e olyan, ami kiszámlázható. Ha rátalál, akkor felvidul, és nyomban kinyomtatja. Ha a szállítást a GLS vagy más hasonló cég végzi, akkor automatikusan nyomtatásra kerül a megadott számú a szállítási címke is, egyébként egy szállítólevelet is nyomtatnia kell.
A raktári állampolgár ismét átgyalogol a raktáron (120 méter), majd a számlát beteszi a nyitva hagyott dobozba, hogy a vevő is örüljön, a címkéket pedig felragasztja.

A rendszernek van néhány további trükkje, amivel el tudja szórakoztatni a számlázót. Időnként mindenféle – hol ilyen színű, hol olyan színű – üzeneteket küld, hogy ez nincs megadva meg az nincs megadva, meg ellenőrizze ezt vagy azt. Ezeket a munkatársunk dicsértére méltó önfegyelemmel nyomban ki is törli, ugyanis sem lehetősége, sem felhatalmazása nincs arra, hogy bármi mást csináljon.

Van olyan eset, amikor a vevőnek előre kell fizetnie. Ilyenkor a számlázó proforma számlát állít ki. Amikor a bankot kezelő munkatárs kap egy befizetést, akkor kis kezével megkeresi hogy melyik számlához tartozik és ha ez egy proforma számla, akkor ír egy levelet a számlázásnak. A számlázó ezért időnként megszakítja a munkát, átlép a levelező rendszerbe és megnézi fizettek-e díjbekérőt. Ha igen, akkor kikeresi és elindítja a kiszedést.

Az ilyen bevezetésnek van néhány komoly előnye. Először is biztosítja, hogy a raktári munkatársaknak ne macskásodjon el a lába az üldögélésben, ezért folyamatosan ide-oda mozgatja őket. Ugyanakkor figyelemre méltó a társadalmi szerepvállalása is, miután megteremti lehetőséget a számlázáson folyamatosan álldogáló 2-3 munkatárs baráti csevegésére. Van persze hátránya is, mert a számlázó hölgyek  időnként sírva magyarázták, hogy ennyi ember ezt munkát nem tudja elvégezni.
Megjegyzem a többi folyamat sem jobb, így nem túlzunk azzal a kijelentéssel, hogy munkájuk 60-70%-a tökéletesen felesleges.

Hogy alakulhat ki egy ilyen helyzet?

Nézzük először a kereskedőnket. Neki a számozott termékekkel gyűlt meg a baja. Nevetséges módon folyamatosan ellenőriznie kell, hogy érkezett-e be számára kívánatos termék. Ezt nyilván nem teheti meg kétpercenként, így viszont előfordulhat, hogy más elviszi az orra elől a hiányzó cikket, ezért csúszik a teljesítése. A feladat nem túl bonyolult: belép, kiválaszt, ránéz, kilép; belép, kiválaszt, ránéz, kilép és így tovább. Ilyenkor mindig rácsodálkozok az emberek béketűrésére.
Itt teljesen feleslegesen kényszerítjük bele munkatársunkat egy butácska, tökéletesen értelmetlen pótcselekvésbe, csak azért mert a fejlesztő barátunk nem tud írni egy elemi optimalizációs algoritmust, ami a cikkre várakozó megrendelések között szétosztja a beérkezett anyagot. Már hogyne tudna írni, de erről később.

A kiszedési lista készítésnél sem jobb a helyzet. Itt a számlázó hölgy azért huzigálja látástól – Mikulásig a csúszkát, hogy meglássa van-e valahol olyan rendelés, amelynek a státusza mondjuk „β”. Ez komoly, valóban egy betűt kell keresnie a rendelések elején. Ha talál, akkor kinyitja és kinyomtatja. Na de miért nyitja ki? Mégis mit vár, szerelmeslevelet talál? Egyáltalán, miért kell hozzányúlni? Felül akarja bírálni a vevőt, vagy a kereskedőt? Valójában semmi mást nem tehet, mint kinyomtatja. Akkor viszont miért a mellette levő nyomtatóra nyomtat, csak azért, hogy a munkatársaknak 150 szer végig kelljen gyalogolni a raktár hosszát, vagy más oka is lenne? Ja, hogy nem látja, hogy kijött-e a nyomtatóból a papír? Na de mi köze hozzá, ennek ellenőrzése és szükség esetén az intézkedés a rendszer feladata.

A számlázási oldalon sem jobb a helyzet. Ott azért keres-kutat folytonosan a számlázó, hogy van-e olyan megrendelés, amelynek a sora „¥” betűvel kezdődik, mert akkor az már számlázható. És mit csinál ekkor? Átírja az árakat? Vagy a vevőt? Nem. Megnyomja a nyomtatás gombot. Ugyanis semmi másra nincs és nem is lehet felhatalmazása. Ekkor kijön a számla, ami ismét megteremti a lehetőséget arra, hogy a raktári munkatárs végiggyalogolja a teljes raktárt. Persze a rendszerben van szűrés, azaz szűrhetünk a „¥” státuszra, kikerülve ezzel a csúszkázást.
Így:

Mégis, mit gondol a fejlesztő barátom? Kit fogok ide ültetni? Egy vadászpilótát?

Ha már itt járunk, egyáltalán minek került ide ez a feladat? Egy hibátlan megrendeléssel mit tud ezen a munkahelyen tenni egy számlázó?
Semmit. Megnyomja a „Nyomtatás” gombot. Biztos az, hogy ehhez egy munkakör szükséges??

Hogy kéne ennek a folyamatnak működnie?

• A raktári folyamatokat kézi adatgyűjtővel kell támogatni, papíralapú anyagokra nincs szükség.
• A kereskedő rögzíti a rendelést.
• A raktáron lévő cikkeket automatikusan lefoglalja a rendszer. Nincs szükség emberi beavatkozásra.
• Ha egy igényre beérkezett egy cikk, akkor a rendszer automatikusan eldönti, hogy mi az optimális felosztás és lefoglalja. Nincs szükség emberi beavatkozásra.
• Ha egy számozott termék érkezik be, akkor a rendszer megállapítja, hogy mi az optimális foglalás. Nincs szükség emberi beavatkozásra.
• Ha beérkezett minden tétel, akkor a raktár automatikusan kiszedhetővé teszi a rendelést és elindítja a kiszedést. Nincs szükség emberi beavatkozásra.
• A raktári munkahelyen automatikusan nyomtatásra kerül a kiszedési lista ill. a lista kérésre megjelenik a kézi adatgyűjtőn. Nincs szükség emberi beavatkozásra.
• Ha a csomagolás készen van, a raktáros megadja a csomagok számát.
• A mellette lévő nyomtatón automatikusan kijön a számla és a GLS címkék vagy a szállítási dokumentum. Nincs szükség emberi beavatkozásra.

És senki nem végez semmi felesleges munkát, ráadásul az ügyletek 60-70% valóban ennyire egyszerű.

Miért nem így történik?

Először is azt kell észre venni, hogy az ERP rendszerek moduljai a munkahelyekhez illeszkednek. Tehát a modul feladata a rendszertervezők szerint a munkakörök támogatása.

Ebből származik az a téves elképzelésük, hogy számlázni a számlázónak kell. Ja, cipőt meg a cipőboltból! Nem számolnak azzal, hogy ma már a gépek ezeknek a munkaköröknek az összes döntését sokkal jobban és gyorsabban meghozzák és a hagyományos munkaköri feladatok eloszlanak a cégen belül. Az ERP rendszerek zöme, munkakörhöz igazított modulszerkezetű, a vállalat élete viszont munkakörökön áthúzódó folyamatokon alapszik.

Az ERP rendszer feladata a munkakör feladatainak kiváltása és az üzleti folyamat és az események támogatása.

Mennyi az eltérés a két gondolkodásmód között?

A foglalás esetében egyszerűen csak meg kell írni az optimalizálási eljárást. Ez egy többletfeladat, ámbár nem túl bonyolult. A kiszedési lista és a számlázás esetén mindössze annyi eltérés van, hogy a motor formátumnyomtatási részét más eljárás is használhassa.  Ha ez a fejlesztés nem néhány tucat sor megírását jelenti, akkor rossz a program szerkezete.

Azonban ma már nem lenne szabad papír alapú segédeszközökkel dolgozni. Egy kézi adatgyűjtőben egy gomb lenyomása lehetővé teszi, hogy a cég számára a rendelésállomány pillanatnyilag legfontosabb rendelése kerüljön teljesítésre. A tételek a bejárásra optimalizálva jelenjenek meg. A tárolóhelyre és a cikkre kattintva történjék a raktárkezelés és a kiszedés végén a csomagok számát is a kézi adatgyűjtőn adjuk meg.

Régen el kellett volna felejtenünk az olyan kérdéseket, hogy a raktár dolgozhat-e negatív készlettel. A „MA” követelménye az, hogy úgy adok el árut, hogy nem létezik és nincs ára sem. Ezt a Kínából több hét alatt megérkező áruk kezelése követeli meg, ennek megfelelően már az úton lévő készletekre is tudnunk kell foglalni és lennie kell olyan – a meglévő adatok automatikus elemzésével készülő olyan előrejelzett árnak, amellyel a tranzakció lebonyolítható.

Összegezve

Az, hogy a kereskedőket, a számlázókat és a raktári munkatársakat megszabadítjuk az értelmetlen feladatoktól és két gombnyomásra csökkenthessük a bemutatott teljes folyamat kiszolgálását, elsősorban hozzáállás kérdése.
Az eltérés mindössze a szemléletben van. A hagyományos rendszerek csak a munkaköröket támogatják, de amit ma már elvárnánk az az, hogy az ERP rendszer vegye át a feladatok elvégzését. Ameddig ezt nem lehet elérni, addig az ERP rendszer csak költségtényezőként jelentkezik és semmilyen megtakarítást nem hoz a beruházó részére. Ettől még persze eredményezhet egy sokkal pontosabb ügyvitelt, növelheti a termelékenységet, hozhat egy korszerű költségelemzési vagy tervezési megoldást és sok minden mást, de költséget közvetlenül nem fog megtakarítani.

A költségmegtakarításhoz….

• A rendszerszervezőknek meg kellene ismerni a valós üzleti folyamatokat, ami azért jelent kihívást, mert a beszállítóknak általában csak modul alapú felmérési technikájuk van. Ez a probléma egyébként az oktatásban és a gépkönyvekben is megjelenik.

• A felhasználóknak el kell fogadni, hogy ha a szoftverek alkalmasak egy 360 tonnás repülőgépet éjszaka, ködben, emberi beavatkozás nélkül letenni a kifutópályára, akkor talán egy nyamvadt számlát is képesek önállóan kezelni. A felhasználóknak ma már nem a munkakörök támogatását, hanem teljes munkafolyamatok automatizálását kellene igényelniük.

• Ehhez jó minőségű adatbázis kell, tehát az, hogy mindig, mindenhol rendelkezésre álljon a szükséges információ. Az ERP rendszernek folyamatosan mérnie és minősítenie kell az adatbázist, képesnek kell lenni az adathiányok és az összetett hibák azonosítására és a javítás támogatására. Az ERP rendszerekbe be kell építeni az alkalmazásgazda munkáját mérő teljesítménymutatókat.

A célok elérése nem megy egy lépésben. Először – ERP független módon – fel kell mérni és dokumentálni a folyamatokat és az elérhető célokat, meg kell keresni a megfelelő ERP rendszert, ki kell jelölni azokat az üzleti folyamatokat, amelyeket már az induláshoz be kell építeni, elő kell készíteni az ehhez szükséges átszervezéseket, ezt követően meg kell szervezni az új rendszer átvételét és üzembeállítását. Ebben a szakaszban csak olyan módosítást célszerű kérni, ami azonnal üzembe is állítható.
A stabil működést követően lehet belevágni a nagyobb átszervezést igénylő üzleti folyamatok automatizálásába.

A költség,- és az ütemezési terveket azonban mindig a teljes projektre kell elkészíteni.

________________________________________________________________________________
Kupán Károly (@2016-2017); v1.06;                              06-20 264-75-14;                       Kupan.Karoly@BI-Control.hu