Az igények piramisa

A cégen belül mindig sok érv szól az ERP rendszer cseréje, de a csere elhalasztása mellett is. Az esetek többségében (eltekintve a multik tulajdonosi szokásától) ehhez a döntéshez nem tartozik döntési kényszer, hanem egy egyensúlyi állapot kibillenése vezet a döntés meghozatalához.
A változás igényének a megjelenése azonnal kitermeli az ellenállást is. Az ellenállás konkrét formája szinte bármi lehet, de tipikusan a költségkérdések, a  humán erőforrás túlterhelése valamint a teljesítmény átmeneti visszaesése a fő érv, de kiemelt szerepe van a bukástól való félelemnek is.

Minket most elsősorban az érdekel, hogy a hatások és ellenhatások káoszában milyen jelenségek figyelmeztetnek a veszélyeztetettségre és milyen eszközök állnak rendelkezésre a szakértőknek a helyet megítélésére. Rögtön felmerül a kérdés, hogy a látszólagos káoszban lehet-e találni valamilyen törvényszerűséget.
Igen lehet, amire Maslow hívta fel a figyelmet.

Abraham Maslow, a róla elnevezett elv kidolgozásával a múlt század közepén útjára indította a humanisztikus pszichológiát. A Maslow elv (Maslow szükségletpiramisa) azt állítja, hogy az emberi igények hierarchikus rendben helyezkednek el, egy magasabb szintű igény csak akkor jelenik meg, ha az alacsonyabb szintű már kielégítésre került. Az elméletet sokan támadják, ennek ellenére jól használható szinte minden területen, ahol szükségleteket kell elemezni (marketing, politika, informatika, stb.). Ennek megfelelően a Maslow elvnek rengeteg alkalmazását megtalálhatjuk.

Az informatikai rendszereknek rendkívül fontos jellemzője az, hogy milyen kérdésre milyen választ tud adni. Minél fejlettebb egy rendszer annál bonyolultabb kérdésre tud feleletet adni. A kérdések eltérő szervezeti szinten jelennek meg és a megválaszolásuk eltérő technikákat igényel.
Nagyon fontos, hogy a helyzet feltárásakor pontosan tudjuk felmérni a cégek valós igényét és ezekről le tudjuk választani az ábrándozásokat és a vágyakozásokat.

Erre jól használható a szükségletek piramisa.

Az informatikai igények fejlődésére felállított Maslow piramis:

A szervezetek információigényének a szintjei:

1. Az információs igény legalsó szintje a stabil megbízható adatok igénylése. Találtam olyan céget ahol látszólag egy nagyon fejlett költségelemzésre jelent meg az igény, ami ma (2018) már egy nagyon reális elvárás. A termelés meghökkentően jól működöt, a robotizáció magas szinten állt, az irodák és a környezet példásan kulturált volt. A teljes számvitelt külső vállalkozás vitte, de minden termelési nyilvántartás Excel táblákból kialakított rendszerben volt. Beleértve ebbe a rendelésnyilvántartást, a termelés vezérlését és elszámolását is. A termelés látszólag jól működött, de a könyvelő szerint olyan viták is vannak, hogy a vevő mennyit hívott már le a keretből, milyen számlák mentek ki, stb. Látszólag a költségelszámolásra valódi igény volt, egy ERP rendszer bevezetésé azonban úgy képzelték, hogy megmaradnak az Excel táblák. Ez némileg érthető, mert a táblák rendszerének a kialakításában rengeteg munka feküdt, és bizony nagyon vonzó az egyszerű adatkezelés is. Az Excel táblába beírt – átírható, törölhető és tetszés szerint meghamisítható – szám azonban nem adat, tehát itt egyértelműen megállapítható volt, hogy az adatok igénylésének a szintjére még nem jutott el a cég. Két bukás volt már mögöttük. Ha bármily szakszerűen is választottunk volna egy ERP rendszert, akkor jövőre már három lenne. Ha az adatok szintjén bizonytalanság van, akkor a felhasználó a rendszer egészét megbízhatatlannak fogja ítélni, és minden következtetés is bizonytalanságot fog hordozni. Ekkora rendszer gyakorlatilag használhatatlan, mert alkalmazása folyton konfliktusokhoz vezet. Az igény szempontjából pedig közömbös, hogy maga a rendszer alkalmatlan vagy az adatszolgáltatás. Ugyanakkor az is igaz, hogy egy robosztus, nagyon nagy megbízhatóságú adattároló rendszer (pl. egy méregdrága Oracle rendszer) önmagában nem teremti meg a megbízható adatok iránti igényt.

2. Ha megnézzük vállalatirányítási rendszerek fejlődésének történetét, akkor azt találjuk, hogy a fejlődés szinte mindig a könyveléssel kezdődött. Ez azért volt, mert a megbízható adatok iránti igényt nem maga a cég, hanem a külső környezet, éspedig az adótörvények termelték ki. Ezeken a területeken kialakultak a stabil adatok, ami megteremtette a környező szakterületek igényét is és erre ráépülhetett a működési beszámolók igénye. Ez a szint a „mi történt tegnap?” kérdésre tudott válaszolni. Hiba lenne azt hinni, hogy a működési beszámolók iránti igény a végrehajtói szinten nem jelenik meg. Ha biztosítani tudjuk, hogy a beszámolók hozzásegítik a munkatársakat magasabb eredmény (pl. jövedelem) eléréséhez, vagy ugyanazt a munkát könnyebben tudják elvégezni, akkor támogatni fogják a bevezetést. Ha egy változás csak többlet eredmény nélküli többletmunkát okoz, akkor hamarosan pontos képünk lesz az emberi leleményességről. A működési beszámolók iránti igény először a középvezetés, majd a végrehajtás szintjén jelenik meg. A siker szempontjából nem maguk a beszámolók a lényegesek, hanem a használatuk iránti igény. A beszámolókat az ERP rendszerek fix szerkezetű listákkal valósítják meg.

3. Ha a cégnél már megszokták a működési beszámolók használatát, akkor ezt követően megjelenik az ad-hoc beszámolók iránti igény. Ezen a szinten már megjelent az elemzés iránti igény, amikor a meglévő adatok alapján maguk a felhasználók akarják összeállítani az elemzéseket. A tetszőlegesen összeállítható és vizualizálható beszámolók lehetőséget teremtenek a vizsgálódásra, a folyamatok elemzésére és így választ adhatunk arra kérdésre, hogy ami történt, az „miért történt?”. Ilyen elemzéseket elsősorban a középvezetők végeznek. Az érdekesség kedvéért megjegyzem, hogy a több száz beszámoló jelenléte nem az ad-hoc beszámoló és az elemzések iránti igényt jelzi, hanem általában egyszerű pótcselekvés.

4. A következő szint már a felsővezetői döntéseket meghozatalát támogatja, ami az üzleti intelligencia eszközrendszerére épül és olyan mértékű szabadságot biztosít, amely lehetővé teszi, hogy az áttekintő elemzéstől néhány kattintással juthassunk el az alapadatok elemzéséig. Az alkalmazott „Drill Down” technika lehetővé teszi bárminek, bármi függvényében történő elemzését. Ezen a szinten a cég működése döntéselőkészítési igénnyel elemezhető, amelyet tipikusan pénzügyi és szakterületi kontrollerek végeznek. Ez a szint már kitermeli a cégtől független adatok iránti igényt is (pl. hogy függ a teljesítmény vagy a selejtszint az átlagos napi hőmérséklettől). Már itt megjelenik az elemi adatbányászat lehetősége, amikor a meglévő adatokban explicit nem szereplő információkból új információt szintetizálunk. Ezek elég meglepők tudnak lenni, ilyen például a pelenkából és a sörből készített vásárlói kosár sikere, vagy az a felismerés, hogy ha az autókereskedést egy nő egyedül keres fel az autót fog venni, ráadásul nagy autót. Ilyesmi az embernek csak úgy nem jut eszébe, ez egy magaszszintű elemzés iránti igény hozadéka.

5. Efölött már csak a stratégiai kérdések megválaszolásához szükséges információs szükséglet és eszközrendszer található. Célterülete többnyire a cég és a külső gazdasági környezet kapcsolatának az elemzése. Eszköze túlmutat az on-line analízis eszközein és elsősorban az adatbányászatra támaszkodik. Eszközei között az előrejelzési technikák, idősor elemzések, korreláció elemzések, csoportképzések stb. találhatók.  Általában önálló szervezeti egység végzi a feladatot. A szint nagyon komoly igényt támaszt az adatok szintjével kapcsolatban is (ugyanis megjelenik a BigData). Bár az adatbányászat komoly versenyelőnyt biztosít, a KKV szektorban nem szokás implementálni.

A Maslow elv alkalmat ad néhány következtetésre:

• a fejlettebb rendszer igénye akkor fog megjelenni, ha a meglévő szint igényeit már kielégítettük,

• ha egy szint igényeit kielégítettük, akkor a következő szint iránti igény automatikusan megjelenik. Ezzel megjelenik az új rendszer iránti igény is, legyen az egy egyszerű könyvelés vagy egy már működő ERP rendszer,

• egy igényszint átugrása nagy valószínűséggel bukással végződik,

• ha az új ERP rendszer nem elégíti ki a következő szint információs igényeit, akkor nagy valószínűséggel bukás lesz a következménye.

Számolni kell azzal is, hogy a szervezeti egységek innovatív képessége és információs igényének a szintje nem azonos, ezért olyan ERP rendszert célszerű választani, amely egyszerre képes – egymástól függetlenül – több szintet is kiszolgálni. Ha az ERP rendszer kiválasztása és bevezetése jól sikerült, akkor a cég üzleti folyamatai is fejlődni fognak, ami olyan új elvárásokat ébreszt, amire a rendszernek reagálnia kell. Ezért olyan ERP rendszert kell választani, amely legalább bizonyos szinten képes az igények követésére.

A Maslow elv a gyakorlati munkában is nagyon hasznos eszköz. Az igények elemzése és struktúrába rendezése a szakértőt hatékonyan segíti a valós igények és a megalapozatlan óhajok szétválasztásában és a még befogadható nagyságú rendszer kiválasztásában.

(A Maslow elv kritikusai a párhuzamosan megjelenő, eltérő szintű igények magyarázatát hiányolják. Visszatérve a fenti példára, a költségelemzés a harmadik lépcsőfokon jelenik meg, mi pedig az elsőt sem tudjuk teljesíteni.  Ennek ellenére nem beszélnék párhuzamos igényről, mert a költségelemzés iránti óhajt csak akkor tekinteném valódi igénynek, ha legalább a meglévő könyvelési adatokra támaszkodva megrendelt volna egy komoly költségelemzést. Az ilyen cégeknél az igény felkeltésére kell helyezni a hangsúlyt, pl. egy költség vagy forgalom elemzéssel, amit egyébként az Excel táblákhoz is elvégezhető.)

___________________________________________________________________________________________
@Kupán Károly (@2018)                                                            v.106                                                                      Kupan.Karoly@BI-Control.hu