Cég és iparkultúra emelése

A hatékonyságunk növekedésének egyik kerékkötője a KKV szektor sajnálatosan alacsony cég és iparkultúrája. Ez fokozottan jellemző a kisvárosainkban és falvakban alapított cégekre.
Az új szemléletű ERP rendszerekben cég- és iparkultúrát a fejlődés egyik motorjának tekintjük ezért felvetjük azt a gondolatot, hogy magának az ERP rendszereknek kell szerepet vállalni a cég és iparkultúra emelésében. Ehhez a felhasználókban ki kell alakulni az igénynek a fejlesztőkben pedig meg kell jelennie a szándéknak.
Ami a probléma nagyságát illeti, ne nagyon áltassuk magunkat, itt azt is el kell magyarázni, hogy egy élelmiszeripari gyárban tilos a padlóra köpni. Ezeken a helyeken azért nem szokás az ilyen emberre rászólni, mert Ő nem igazán kezesbárány és félnek tőle. Ugyanakkor egyszerre emel fel öt ládát, tehát hasznos tagja a rendszernek.
Érdekes módon még azt is el kell magyarázni, hogy jogod van másokat figyelmeztetni és ki kell termelni azokat, akik ezt meg is teszik. De ennek módszere van, amit szintén tanulni kell.
Egy lehetséges megoldás bemutatásával próbáljuk terjeszteni ezt a gondolatot.

Az alacsony cégkultúra és iparkultúra azért probléma, mert ez közvetlen kapcsolatban van a hatékonysággal.

Miután az ipari kultúra (és ennek építése) meglehetősen ismeretlen terület, kezdjük egy könnyebben érthető mindenki által jól ismert problémakörrel, pl. a közlekedéskultúrával.
Londonban a csúcsidőn kívül az emberek a mozgólépcső jobb oldalán állnak. Hatékony módszer, mert ha sietünk egyszerűen felfut az ember a lépcső bal oldalán. Ha valaki elfeledkezik erről és balra áll, akkor kellő udvariassággal azonnal figyelmeztetik rá. Csúcsidőben amikor már sokan haladnak felfelé akkor bal oldali sáv is megáll, de ekkor már a lépcső kapacitása a duplájára nőtt.
Ezt a magas szintű közlekedési kultúrát úgy érték el, hogy 3 méterenként ki van írva, hogy állj a jobb oldalra, köztudatban van figyelmeztetés joga és már kiépült az is, hogy senki sem érzi zaklatásnak a figyelmeztetést.

Ilyen egyszerű.
Ha valamit el akarunk érni, akkor azt folyamatosan sulykolni kell az emberekbe.
Ez Londonban azért működik, mert ezzel az egyszerű megoldással magába az eszközbe építették be a közlekedési kultúra kialakításának és fenntartásának a módszerét, ugyanakkor benne van az önszerveződés képessége is.

Az alacsony ipari kultúra mindig is köztudott volt, ezért egy évtizeddel ezelőtt – pályázati rendszer keretében – általánossá vált a munkahelyi képzés. Összegyűjtötték a munkatársakat majd egy „frontális” oktatás keretében néhány tucat órát adtak le külső szakemberek. A hatása gyakorlatilag nulla volt. Az alapvető hiba abban lehetet, hogy nem volt életszerűen megfogalmazva, hogy mi volt ennek az oktatásnak a célja és kinek szánták.

A cég- és ipari kultúrát azonban mindenképpen emelni kell. Ugyanakkor nem alkalmazhatunk közoktatási módszereket (azon már túl vannak a munkatársak), nem alapíthatunk iskolát (mint az AUDI és a BMW) és nem tűzhetjük ki célul a kiművelt emberfők teremtését sem, mert ez nem a cégek dolga.

Az ötletet, hogy az ERP rendszernek kell ezt a feladatot ellátni, nem fogadják jól. Ugyanakkor egy 30-40 milliós Mercedes tulajdonosa még 5-6 év után is talál új szolgáltatás az autójában és jó, ha azzal már a szolgáltatások felét ismeri. Meglehet, hogy a szalonban egyszer összefoglalták neki, a gépkönyvben is benne van, de ez a tudás mégsem lett az övé.
Úgy véljük, hogy ezt a feladatot magának az eszköznek (az autónak, az ERP rendszernek stb.) kell megoldani.
A szerencse most mellénk szegődött. Az új MAN buszokba már beépítették a kultúra emelésének egyik eszközét. A tájékoztató képernyőre már kiírja, hogy „Vegye le a hátizsákját”. Szerény eszköz, de legalább elindultunk. Talán jobb lenne, ha azt mondaná: Vedd már el a hátizsákod Te bunkó. Igen, igen, pont hozzád beszélek, Te paraszt. (Ugyanis a mai technika mellett azt is láthatná kinek van hátizsákja és a hangnem is közelebb áll a ma emberéhez.) De enélkül is fog működni, csak több idő kell hozzá.

Első lépésben pontosan meg kell határoznunk, hogy mi a cég és iparkultúra fejlesztésének a célja.

A beépített kultúra fejlesztési rendszer célja a cég profitjának a növelése!

Ahol a profit főkönyvi értelemben értendő.
Azaz a rendszeres és folyamatos fejlesztés/képzés célja egyezik a gazdasági vállalkozás rendeltetésével, nyílt végű, reális és valós kihívások megoldására irányuló, hosszútávú stratégiai cél, amelyet a vállalkozás alaptevékenysége érdekébe kell folytatni.
Ehhez

• olyan rendszer kell, amely jelentősebb szoftverfejlesztés nélkül képes rendelkezésre állni az ERP teljes élettartama alatt,
• illeszkednie kell a felhasználó adottságaihoz,
• fel kell ismernie a változást,
• alkalmasnak kell lennie az önfejlődésre.

A bevezetendő fejlesztési módszer a folyamatos, PUSH rendszerű, információszóráson alapszik, azaz kéretlenül látjuk el információkkal a munkatársakat. A következő lépés pedig a számonkérés.
A várakozásunk szerint a jól összeállított tudásbázis segítségével fejleszteni lehet a viselkedési kultúrát, az emberi kapcsolatokat, a közösségi szellemet, de akár a műveltséget is.
A kultúra emelésére standard módszerek állnak rendelkezésre.

• A belépésnél köszön a felhasználónak.
• Anyagok megjelenítése.
• Rajzok megjelenítése.
• Hanganyagok lejátszása.
• Videóanyagok lejátszása.

A cél érdekében a munkatársak felkészültségét osztályozzuk, mert más információkkal kell támogatni a frissen belépőt, akit segíteni kell a beilleszkedésnél, mással a normál szinten lévő munkatársat és meg kell kímélni a felesleges terheléstől a gyakorlott munkatársakat. És persze másként kell megszólítani azt, aki a földre köpött.

Az eszközrendszer

Az eljárás eszközrendszere a standard eseménykezelésre épül.
Az események olyan feladatsorok, amelyek nincsenek kapcsolatban a munkadarabokkal, de a cég, a munkatárs, a munkadarab vagy a megmunkálás érdekét szolgálják. Jelen esetben az oktató / nevelő utasításokat hajtanak végre.
Események – amelyek megjelenítenek anyagokat, elmondanak szövegeket vagy lejátszanak filmeket – indíthatók a modulok kiemelt pontjain és a technológiában. A megjelenítendő és lejátszandó anyagokat megfelelően kialakított mappa struktúrákban helyezzük el. A rögzített eseménypontok (belépés, feladatkérés, művelet indítása stb.), ill. a technológiában elhelyezett vezérlőutasítások megnyitják a mappát és megjelenítik az ott található összes dokumentumot, leírást vagy lejátsszák a hanganyagokat és a filmeket. Mindezt egy közönséges esemény végzi el, ahol az eseményhez tartozó összes tevékenységet a szinte tetszőlegesen kialakítható eseménykártyák tartalmazzák.
Az alábbi eseménykártya a MES modulba való belépések ~5%-ban véletlenszerűen megjelenít egyet a kötött üzenetek közül, (pl. Vedd le a hátizsákod!), ami 15 másodperc múlva automatikusan eltűnik. A művelet belépéskor, még a művelet kiosztása előtt jelenik meg, így nem lesz része a műveleti időnek. Miután nem jelöltünk ki kötött üzenetet, így az összes üzenetből választ mindig mást, de továbbra is csak minden ~huszadik belépésre jelenít meg üzenet.

Az eseménykártya:

<Kép>

Az oktató-nevelő anyagokat pontosan úgy helyezzük el a technológiában, mint a gyártási lépés összes többi elemét.

Kultúraépítő szolgáltatások

A cég bemutatása. Minden cégnek van egy olyan informáltsági minimuma, amivel minden munkatársnak rendelkezni kell. Ezeket a dokumentumokat el kell készíteni, el kell helyezni erre kijelölt mappákba, ahonnan a rendszer megjeleníti, vagy csak betölti a terminálba, ahol bármikor megnézhető.
Rendkívül fontos, hogy az emberek tudják hol dolgoznak, ismerjék a cég múltját, jelenét és jövőjét. Enélkül nem építhető ki a kötődés. Ebben a körben a cég történetén kívül helyet kap a szervezeti felépítés, a telephely térképe, a legfontosabb telefonszámok, a cégstratégia stb.

Rendkívül fontos, hogy az anyagok olvasmányosak, nyelvezetükben egyszerűek és hitelesek legyenek. Élni kell a rendszer azon képességével, hogy mindenkinek a számára érthető mélységű és nyelvezetű anyagot állítsunk össze.

Ez a csomagot célszerűen a bejelentkezéshez kell kötni. Az alacsonyabb felkészültségi munkatárskanál a képernyőn rögtön megjelenik, a magasabb felkészültségnél betöltve marad és szükség esetén megnyitható, de természetesen ez bárhogy beállítható.
Ha az anyagok száma nagy, akkor a véletlenszerű megjelenésre érdemes áttérni, ill. almappák bevezetésével tetszőlegesen szabályozhatjuk a megjelenéseket.
Az anyagok szakszerű elkészítése igen nagy munka melyet általában külső szakemberek készítenek, de remélhetőleg ezek a cégnél már rendelkezésre állnak. Az oktatóanyagok hallgatása, nézése munkaidő kiesést okoz. Ez azonban nem veszteség, hanem befektetés.

Gyártási információk. Össze kell gyűjteni a gyártási lépéshez tartozó információkat, amit a rendszer a művelet kérésekor jeleníthet meg. Ide tartozik a munkaköri leírás, a balesetvédelmi utasítás és a művelet leírása.
A sajnálatosan alacsony szakmai tájékozottság egyik oka, hogy a meglévő munkaköri leírások rosszak, életszerűtlenek és cég szinten tömbösítettek. A balesetvédelmi előírások nem tisztázzák, hogy az előírás egyáltalán betartható-e, ha igen akkor hogyan, a gyakorlott ember számára komolytalanok és az egyetlen céljuk a felelősség áthárítása, ezért az ebet sem érdekli. A műveletek leírása a legtöbb esetben nem is létezik, hanem szájhagyomány útján terjed.
Megfontolandó, hogy ezek ne is írott szövegek legyenek, hanem hanganyagok és klipek. A hanganyagot és a klipeket csak be kell tenni az eseménykártyán megadott mappába a rendszer meg majd lejátssza, ha kedve van hozzá. A kártya tudja a munkatárs nevét, így akár személyre-szabott munkaköri leírás jeleníthető meg. Tudja a munkalap számát és a gyártási lépést is, így az aktuális műveleti leírás jeleníthető meg. A balesetvédelmi leírás tartozhat a művelethez, de a munkahelyhez is.
A művelethez tartozó munkavédelmi eszköz és használatára való figyelmeztetés mindig megjelenítendő. A munkavédelmi eszközök sajnos sokszor kifejezetten akadályozzák a munkát, ezért a munkatársak akkor sem használják, ha bérük nem függ a teljesítményüktől. Ezek csak rossz beidegződések, ami a helyi kultúra része.

Gyártási fogások bemutatása. Szükség van rövid (1-2 perces) videókra, amely a gyártási lépés műveletéhez tartozó szakmai fogásokat mutatja be. A videó használata nagyon fontos, mert a munkatársak egy része, már nem is érti az írott szöveget. A fogások bemutatásának rögzítésére egy okostelefon is bőségesen elegendő. Nem is itt van a kihívás. A gyakorlott munkatársak sokszor féltve őrizik a tudásukat úgy vélve ez biztosítja helyüket. Ebben van is valami, ezért a szaktudás közkinccsé tevéséért cserébe biztosítékokat kell adni nekik.
A gyártási fogások ismertetését a gyártási lépés almappájába kell elhelyezni.
A gyártási lépések közös mappájában kell elhelyezni azokat a rajzokat, ábrákat is, amelyek a felhasználandó anyagokat és alkatrészeket mutatja be, megkönnyítve a betanulást és itt a helye a termékek szerelési rajzainak is. A rajzokat legegyszerűbb pdf formában tárolni, de bármilyen rajzállomány megjeleníthető, amihez van önálló driver. A rajzokat sorszámozni kell így elérhető, hogy a szereplésnek megfelelő sorrendben jelenjenek meg, amihez erre alkalmas monitor szükséges.

Közvetlen kultúranövelő eszközök. Végezetül szükség van olyan véletlenszerűen megjelenő rövid üzenetekre, amelyek a vállalkozásnál elvárt cég- és iparkultúrát ismerteti. Ebben szerepeltetni kell az Etikai és Üzleti Magatartási Kódex fontos mondatait. Már ha van ilyen. Ezeknél is a hangüzenet és a klip lehet a jó megoldás, amelyben egy hiteles ember hangján szólalnak meg a tanácsok és elvárások. Az üzenetek forrása ez esetben is a cégmappa egyik almappája.
Az üzeneteknek praktikusan véletlenszerűen kell megjelenniük. Vitatható kérdés, hogy a munkatársak bevonhatók-e ebbe a folyamatba. Az alacsony kultúra a szemetelésben, a hangoskodásban, a durva megszólalásban, általánoságban az emberi kapcsolatban és az ember-környezet viszonyban nyilvánul meg.  Azonban az emberek jelentős része ezt szó nélkül eltűri, mert nem érzi, hogy joga van megszólalni.

Ha azt szeretnénk, hogy a munkatársak részt vegyenek ebben a folyamatban, akkor elsősorban biztosítani kell őket a jogukról, a védelmükről és érteniük kell az eljárás lényegét. Tehát ennek kiépítésével kell kezdeni a projektet, majd következhet az elvárások ismertetése.
A szokások megváltoztatása igen hosszú időt igényel, türelmet kell mutatni. De ha egyszer beállítottuk, onnan már magától működik.

A fejlettebb kultúrákban erre is számos példát láthatunk. Az angol parkokban, játszótereken minden oszlopon van egy telefonszám, amelyen jelezni lehet, ha nem működik a világítás. A vonatokon és pályaudvarokon lépte nyomon találkozunk a „Vedd észre, jelezd, mi megoldjuk” biztatást. És működik. Azért, mert a hívást fogadják és intézkednek.

A rövid szoktató-oktató üzenetek megjelenése:

<Kép>

Az üzenet hatalmas betűkkel jelenjen meg, még jobb, ha fel is olvassa a rendszer.