ERP automatizálás – Pontozás

Ismét szembesültem azzal, hogy egy jó nevű fejlesztő cég ERP rendszerénél a felhasználók nagy figyelmet és sok időt igénylő teljesen felesleges munkát végeznek.
Gondolkozzunk el ezen.

Az IPAR4.0 egyik célkitűzése az automatizálás, bár ma már ettől függetlenül is mindenhol előtérbe kerül a munkaerővel való takarékoskodás. Az automatizmusok ugyanis csökkentik a munkaerő szükségletet és növelik a megbízhatóságot.

Az automatizálásnak ki kell terjednie az ERP rendszerekre is, amelynek számos területe alkalmas automatizmusok beépítésére. Az egyik teljesen automatizálható terület a banki folyamatok. Miután a banki és számlázási folyamatok jól kézben tartott, törvények és a pénzügyi fegyelem által szabályozott eljárások, ezért a banki folyamatoknak az esetek többségében semmilyen emberi beavatkozás nem szabadna igényelni. Ez valójában még az utalások kijelölésére is igaz, ahol csak a javasolt tranzakciók jóváhagyásához lehet szükség emberi beavatkozásra.

Példaképpen nézzük meg a bank és számla tételeinek az összerendelését – a pontozást. 
A klasszikus megoldás az volt, hogy adott volt a partnerenkénti számlák összege és a befizetések összege, a kettő különbsége volt a kintlévőség vagy túlfizetés. Ezt hívtuk csepegtető pontozásnak. A megoldásnak számos hibája van, ugyanis a számla lényegében egyfajta szerződés, melynek egyik pontja a fizetési határidő. A csepegtető pontozásnál a fizetési határidő betartása nem értelmezhető, mert nincs közös megegyezés a vevő és az eladó között. A korszerű rendszerek viszont pontosan feljegyezik a számlákhoz tartozó a befizetéseket, így pontosan definiált a befizetés dátuma és ennek megfelelően a késedelmi kamat is.

Az automatikus pontozást az teszi lehetővé, hogy a mai rendszerek szinte mindegyike már a kifizetett számlákat felsorolja az utalás közlemény mezőjében. (Nem is szabad olyan rendszert megvenni, ami ezt nem tudja.)

Maga a pontozás valójában néhány alapesetre vezethető vissza. Azt kell észrevenni, hogy a folyamatokban nincs intuitív lépés, a lépések zömében semmilyen intelligencia nincs, törvényismeret nem szükséges (azaz nincs kitéve a törvényhozásnak), tehát semmi nem indokolja az automatizálás elhagyását.

Tekintsük át a lépéseket és vegyük észre, hogy nincs okunk félni az automatizálásuktól.
A pontozás alapfeltételei, aminek mindig teljesülnie kell:
– Mind a banki tétel, mind a számla nyitott.
– A bankszámlaszám egyezik a partner bankszámláinak egyikével.
– Egyezik a bank és a számla pénzneme.
– A bank fizetés dátuma nagyobb egyenlő a számla teljesítési dátumánál.

Az automatikus pontozás legfontosabb esetei.
Egyező összegű pontozások esete:

Tökételes egyezés.
– Csak egy alapfeltételt kielégítő banki,- és számlatétel van.
Ekkor a vizsgált számlát kipontozza a vizsgált banki tétel.

Pontos, de többszörös egyezés esetén.
– Több alapfeltételt kielégítő banki és/vagy számlatétel van.
Ekkor a legrégebbi banki tételt pontozzuk össze a legrégebbi számlával.

Túlhatározott pontos egyezés esete.
– Csak egy alapfeltételt kielégítő banki és számlatétel van.
– A megjegyzés rovat egy számlaszámot tartalmaz, amely egyezik a fenti feltéteket kielégítő számlával.
Ekkor a vizsgált számlát kipontozza a vizsgált banki tétel.

Csoportos pontozás-I.
– A megjegyzés rovatban több létező számlaszám található.
– Van egy olyan fenti alapfeltételt kielégítő számlákból álló számlacsomag melynek összege azonos a banki tétel összegével.
Ekkor a megadott számlákat pontozzuk a banki tételhez.

Csoportos pontozás-II.
– A megjegyzés rovatban több létező számlaszám található, de több olyan számlacsoport is van, – amelynek összege azonos a banki tétel összegével
Ekkor a legkorábbi számlát tartalmazó csoportot pontozzuk a banki tételhez.

Csoportos pontozás-III.
– A banki megjegyzés rovatban nem találhatók számlaszámok.
– Van olyan – a fenti alapfeltételt kielégítő – számlacsoport, amelynek összege egyezik a banki tétel összegével.
Ekkor a megadott számlákat pontozzuk a banki tételhez.

Csoportos pontozás-IV.
– A banki megjegyzés rovatban nem találhatók számlaszámok.
– Több olyan számlacsoport is van, amelynek összege egyezik a banki tétel összegével.
Ekkor a legkorábbi számlát tartalmazó csoportot pontozzuk a banki tételhez.

Nem egyező összegű pontozások
– A megjegyzés rovat egy létező számlaszámot tartalmaz.
– Az összeg azonban nem egyezik.

• Ha a befizetés nagyobb, mint a számla összege, akkor befizetést összepontozzuk a számlával, a számlát lezárjuk, de a bank nyitva marad.
• Ha a befizetés kisebb, mint a számla összege, akkor befizetést összepontozzuk a számlával, a számla nyitva marad, a bankot pedig lezárjuk.

Nem egyező összegű pontozás több számla esetén
– A megjegyzés rovat több létező számlaszámot tartalmaz.
– Az összeg azonban nem egyezik.

• Ha a befizetés nagyobb, mint a számlák összege, akkor befizetést összepontozzuk a számlákkal, a számlákat lezárjuk, de a bank nyitva marad.
• Ha a befizetés kisebb, mint a számlák összege, akkor befizetést azokkal a fizetési dátum szerint rendezett számlákkal pontozzuk össze, amelyeket teljes egészében kiegyenlít. Ha a banki tételen 0 érték marad, akkor a bankot lezárjuk, ha van rajta maradvány, akkor nyitva marad, a teljesült számlákat lezárjuk, a többi nyitva marad.

Az összes többi eset a kézi feldolgozásra marad, tehát a kézi feldolgozás nélkülözhetetlen, de ez a teljes forgalom töredéke lesz.
(Azt is észre lehet venni, hogy az esetek egy része valójában már következmény, mert egy másik speciális esete.)

Reszli kezelés
Ha a fenti feltételek adottak, de az összeg nem egyezik, viszont az eltérés kisebb, mint a konfiguráció során egy paraméterekben megadott összeg, akkor a számla pontozásra kerül, majd az eltérés a – szintén konfigurációs panelen paraméterként megadott – kerekítési különbözet számlára könyvelődik.

Csepegtető pontozás
Előfordulhat olyan eset, hogy a vevő annyira rendszertelenül vagy keret szinten ütemezve fizet, hogy csak a csepegtető pontozás használható ezért erre a megoldásra is szükség van. Ezt a lehetőséget azonban a partnerhez kell rendelni.

Pontozási napló
A pontozás analitikája a pontozónaplóban található, tehát a pontozás mindig teljes-körűen visszakereshető.

Egyéb pontozások

Van több olyan folyamat, amikor másfajta pontozásra van szükség. Ilyen például a barter üzletek pontozása, a kompenzálás vagy pl. a szállítócégek által beszedett helyszíni készpénzes fizetések feldolgozása. ill. a harmadik fél által végzett beszedési megbízások feldolgozása.. Ezek pontosan ugyanígy automatikusan pontozhatók.

De miért nincs ilyen szolgáltatás?

Felmerül a kérdés, hogy az ERP rendszerek miért nem tartalmazzák ezeket az automatizmusokat. Abban biztosak lehetünk, hogy a fejlesztők ma már könnyedén megoldanák ezt a problémát, az is nyilvánvaló, hogy jelentős munkaerő megtakarítást eredményezne, ami a tulajdonos érdeke és növelné a pontosságot, azaz a könyvelés és a pénzügy megbízhatóságát is.

Az a gond, hogy ezek a fejlesztések nem növelnék az ERP rendszerek versenyképességét, mert nincs rá kereslet.

Ennek vélhetően egyik oka az, hogy a könyvelők féltik a munkahelyüket, a gazdasági igazgatók pedig még nem bíznak eléggé az ERP rendszerekben, és nem is tudnak meggyőződni a megbízhatóságról, mert nincs ilyen rendszer.

Valójában mindenkinek érdeke lenne, hogy az ERP rendszerekben ezek alapszolgáltatások benne legyenek. A banki szoftver azonban készen van. Az automatizmust kifejleszteni meglehetősen költséges és miután senki nem finanszírozza meg, a fejlesztők nem építik be a rendszerbe. Ezt a helyzetet a „magányos hős csapdájának” nevezi a játékelmélet. Pedig egyszerű a megoldás. Miután a munkaerőhiány már társadalmi szintű probléma, egy pályázatnak kéne megfinanszírozni a fejlesztést, mégpedig úgy, hogy a felhasználók ingyen megkapják.