ERP független felmérés

Amikor egy ERP rendszert bevezetnek akkor sok száz paramétert kell a céghez igazítani. Ennek 95 százaléka azonban nincs hatással a cég üzleti sikerére és nyereségességére ezért az a nagy kérdés, hogy a maradék néhány százalék illeszkedik-e a cég igényeihez és lehetőségéhez. Kereshetünk persze a gombhoz kabátot és mondhatjuk azt, hogy az ERP rendszerhez szervezzük a céget, de szerencsésebb, ha a cég igényeihez illeszkedő ERP rendszerből kiindulva keressük a legjobb megoldást.
Ehhez azonban pontosan meg kell fogalmazni az igényeket. Mégpedig úgy, hogy a szervezési kérdésekben kevéssé jártas munkatársak is fel tudják mérni a lehetőségeket és képesek legyenek kiválasztani az optimális eljárást. Ehhez jól érthető formában, részletesen leírjuk a fontos üzleti folyamatokat, amely bővítésével és szűkítésével meg lehet határozni azt a működési modellt ami alapján a cég folyamatai újraszervezhetők és megteremthetők a bevezetés előfeltételei. A leíráshoz mellékelünk egy követelményjegyzéket, amely alapján rangsorolni lehet a szóba jöhető ERP rendszereket.
Ennek megfelelően kétféle felmérésről kell beszélnünk, az ERP beszállítók által végzett felmérésnek az a célja, hogy egy adott ERP rendszerhez illessze a vállaltot, az ERP független felmérésnek a célja az optimális üzleti folyamatok megtalálása és bevezetése.

Példaként nézzük meg, hogy lehet leírni egy értékesítési folyamatot. Az alábbi rész egy elkészült felmérés részlete. 

Keret és belistázási szerződések nyilvántartása

Az értékesítési folyamatokat sokszor előzi meg egy szerződés megkötése. Ilyenkor tipikusan keretszerződésekről  vagy belistázási szerződésekről van szó. A szerződésnek van szöveges és van tételes része. A tételes rész általában azt tartalmazza, hogy melyik időszakban, melyik termékből mennyi hívható le. A szöveges részt a rendszer eredeti formában tárolja. A nyilvántartáshoz leírási , besorolási és azonosítási célokat szolgáló meta-adatok is tartoznak.

Ilyen esetekben az ERP rendszerektől elvárható, hogy a tranzakció során vizsgálja és ellenőrizze a szerződések paramétereinek a betartását. Listázás esetén vizsgálja, hogy nem listázott termék van-e az értékesítési eseményben, keretszerződés esetén a szerződéses határokat ellenőrzi, ill. minden esetben ellenőrizze a szerződéses árat valamint a fizetési és szállítási módot.

Az ellenőrzés több eltérő logika szerint történhet.

• A rendszer ellenőrzi a paramétereket, hiba esetén figyelmeztetés küld, de a tranzakció lebonyolítható. Ekkor feltételezzük, hogy az értékesítő munkatárs tisztában van a cég érdekeivel és helyesen tudja megítélni az üzleti lehetőségeket. A számonkérés a naplózás alapján történik.
• A szabályok figyelmen kívül hagyásának lehetőségét a munkatársaknál egyenként állítjuk be. A szerződés tényleges értelmezésének lehetőségét csak bizonyos munkatársak kapják meg.
• A szabályok sohasem szeghetők meg.

Az alkalmazott módszert konfiguráció szabályozza, típustól függően lehet vevő, vevőcsoport paraméter vagy rendszerparaméter, a rendszerparaméter az alapértelmezést tartalmazza.

A keretszerződés cikkenként tartalmazza, hogy melyik cikkből, melyik időszakban mennyit kell leszállítani, melyik napon, milyen áron, milyen fizetésmóddal és milyen eszközzel. A kitöltését Excel importtal lehet egyszerűsíteni, miután nagy mennyiségű adatról is szó lehet. A rendszertől elvárjuk, hogy egy nagyon precíz ellenőrzés fusson le az import indításakor. A szerződéshez metaadatok is tartoznak, ezek egyike egy tájékoztató leírás.  Maga a szerződés pdf formátumban kerül tárolásra. A rögzítést követően a szerződést jóvá kell hagyni. A jóváhagyáshoz önálló jog tartozik. A változások teljes körűen naplózásra kerülnek.

A keret, és listázási szerződés kezelése különleges szerződés-nyilvántartási modult igényel, amelynek előírása jelentősen csökkentheti a szóba jöhető ERP rendszerek számát.

Értékesítés esetén szerepe csekély, mert a szerződés betartása általában a vásárlónak érdeke és nem az eladóé.

Keret és belistázási szerződések követelményjegyzéke

• A rendszer rendelkezik szerződésnyilvántartással.
  • A szerződésnyilvántartás alkalmas keretszerződések nyilvántartására.
  • A szerződésnyilvántartás alkalmas belistázási szerződések nyilvántartására.
• A keretszerződés nyilvántartás alkalmas áttekintő leírás nyilvántartására.
• A keretszerződés nyilvántartás alkalmas a szerződésszöveg nyilvántartására.
  • A szerződésszöveget pdf formátumban lehet nyilvántartani.
  • A szerződésszöveget kép formátumban lehet nyilvántartani.
  • A szerződésszöveget egyéb formátumban lehet nyilvántartani.
• A keretszerződés nyilvántartás alkalmas analitikai nyilvántartásra.
  • Minden cikkhez rendelhető szerződésadat.
  • Nyilvántartható időintervallum.
  • Nyilvántartható mennyiség és mennyiségi egység.
  • Teljesítés napja.
• Kezeli a lehívásokat.
  • Kezeli fix ütemezést.
• Vannak metaadatok a nyilvántartásban.
  • Rögzített számú metaadat van.
  • Tetszőleges számú metaadat van.
  • A metaadatok típusa beállítható.
• Beállítható az ellenőrzés típusa.
  • Csak figyelmeztetés küld,
  • Adott személy átlépheti a határokat,
  • Letilt.

Ezen a ponton a legtöbb beszállító azzal áll elő, hogy ők fel akarják mérni az igényeket. Felmérhetik, persze, a saját költségükön, ugyanis nincs rá szükség. 

Ennél a megoldásnál mindkét félnek módja van észrevételeket tenni, bővíteni a leírást és a követelményjegyzéket, ezért félreértés nem nagyon maradhat. A beszállító és maga a cég is fel tud készülni az előszervezésre, a rendszer fogadására ill. leszállítására.

________________________________________________________________________________
Kupán Károly (@2016-2017); v1.08;                              06-20 264-75-14;                       Kupan.Karoly@BI-Control.hu