ERP választási szempontrendszer

Ez az összefoglaló anyag elsősorban a KKV szektor számára készült, ahol meghatározó tényező az idő és az anyagi korlát, így a kiválasztást nem előzheti meg több éves tervezés és előkészítés. Itt gyors (néhány hónap!), és olcsó eljárásra van szükség.
Ugyanakkor a megfelelő ERP rendszer kiválasztása hosszadalmas és összetett munka, mert a kiválasztás alatt végső soron egy speciális minősítést végzünk.

Az itt bemutatott kiválasztási módszert sok oldalról, sokféle érveléssel bírálják. Egy dolgot azonban meg kell érteni, egy ilyen módszer nem ad teret a rosszindulatú marketingnek, a rendszerek közötti különbségek elrejtésének és az előadó-művészetnek.

Minden rendszer több nézőpontból is vizsgálható, amelyek lényegesen eltérő eredményekre is vezethetnek. Egy ERP rendszer vizsgálható a gyártó szemszögéből, a bevezető szemszögéből, a beruházó és végfelhasználó, valamit a szakma szemszögéből. Meg kell értenünk, hogy a gyártó/fejlesztő minősítése nem lehet releváns, ha a végfelhasználó minőségre vagyunk kíváncsiak. A gyártó szerint, ha egy rendszerrel szemben nincs panasz, akkor az egy kiváló rendszer. Ha tehát a rendszer egy alacsony igényű körben értékesítik, akkor az akkor is kiváló, ha más felhasználásra alkalmatlanra ítéli. Az értékesítői minőség kizárólag azt veszi figyelembe, hogy a rendszer eladható-e kellő számban. Ha az eladott példányszám illeszkedik az üzleti tervhez, akkor kiváló a rendszer, bármilyen is. Ugyancsak nem célszerű a szakmai minősítés használta sem, hiszen az egy sokkal összetettebb szempontrendszer szerint értékel, amire a végfelhasználónak általában nincs is szüksége.
A kiválasztásnál tehát a végfelhasználói igényekhez kell illeszteni a minősítési szempontokat.
Az első lépés mindig magának a hierarchikus szempontrendszernek az összeállítása. A hierarchikus szempontrendszer – a követelményjegyzék – azért szükséges, mert 15-20 szemponttól már az értékelési feladat átláthatatlanná válik.
A szempontrendszer összeállítása általában a szempontok kiválasztását, a számszerűsítés módszerét és súlyozását jelenti. A kiválasztott szempontokat mindig szakmai teljességgel kell megvizsgálni, de azt, hogy egy-egy szempont mennyire fontos a felhasználónak, azt egy súllyal célszerű figyelembe venni.

A módszerhez tartozó lépések:

•  kizáró szempontok összeállítása,
•  a minősítési szempontok összeállítása,
•  a szempontok súlyának meghatározása,
•  szakterületi minősítések stratégiájának meghatározása,
•  a szakterületi minősítések skáláinak kialakítása,
•  szakterületi minősítések megszervezése és lebonyolítása,
•  az adatok összesítése.

Meg kell említeni a számszerűsítés problémáját. A számszerűsítés skálák felállításából áll. Beszélhetünk névleges (nominális) skáláról, sorrendi (ordinális), intervallum (különbségi) vagy arány (kardinális) skáláról. Az esetek többségében csak sorrendre vagyunk kíváncsiak, így elegendő lehet egy sorrendi skála felállítása és használata. Ennek előnye, hogy egyértelműen besorolható a vizsgált mennyiség, hátránya viszont, hogy a fokozat határokat nem mindig egyszerű megadni, de a skála finomításával javul az eredmény.
A kizáró szempontok nominális skála szerint kerül megadásra (igen, nem), az értékelésben ugyanis már egy nem teljesített szempont esetén sem vesz részt az ajánlat.
A következő tisztázandó kérdés az ajánlatok begyűjtésének módja. Annak ellenére, hogy a potenciális beszállítók adataihoz ma már könnyedén hozzá lehet jutni, viszonylag ritkán történik meg a teljes körű ajánlatadásra való felkérés. Az egyfordulós pályáztatás az ERP választás esetében nem tanácsos, mert a személyes kapcsolat kialakítás elengedhetetlen. A versenyeztetés esetében a megrendelő és a jelöltek közötti kommunikáció fontossá válik, mert az idő és források hiányában általában nem csak ERP rendszert, hanem beszállítót is választ a megrendelő. A KKV-k esetében nem javasolható az előminősítés kihagyása és általában a kétszintű tendereztetés hozza meg a megfelelő eredményt (ugyanis ebben a szektorban ritka az igények pontos megfogalmazása).
A kiválasztás legfontosabb ökölszabálya az, hogy a beszállítók előadásainak meghallgatásával, megbízhatóan nem választható ki ERP rendszer!
Az alább bemutatott szempontrendszer csak gondolatébresztő, végfelhasználói szinten tetszőlegesen alakítható és súlyozható.
Indulásként foglalkozzunk néhány olyan kérdéssel, amelyet nem szoktunk számszerűsíteni ugyanakkor a siker szempontjából rendkívül fontos lehet.

Az ERP rendszerek szellemisége

Az ERP rendszer a cég valóságos működésének egyfajta modellje. Minden cég – egy adott gazdasági és társadalmi környezetben lévő emberek közössége, így a maga teljességében hihetetlenül bonyolult a működése. A kezelhetőséget az biztosítja, hogy a működésének leírásából rengeteg folyamatot kihagyunk, a maradék folyamatokat pedig önálló egységekre osztjuk.
A szakterületekre és/vagy a folyamatokra való bontás tehát elkerülhetetlen a feladat összetettsége miatt, de ezzel elvesztettük azt az információt, amely a teljes rendszert – a maga egészében – jellemzi. Nevezhetjük ezt az ERP rendszer szellemiségének. Ez a szakterületi minősítések minden pontján jelen van ugyan, de közvetlenül nem része a számszerűsített eredménynek. Azért jelenik meg mégis a minősítésben, mert maga a követelményjegyzék is hordoz egy szemléletet, mégpedig a beruházó szemléletét. Az ERP rendszerek szellemisége megdöbbentően eltérő lehet, de magát az alapfeladatot ettől még elláthatják. Van például kifejezetten technikai szemléletű rendszer, van határozottan könyvelő szemléletű rendszer, van projekt szemléletű rendszer és így tovább.
Az ERP rendszerek szemlélete a cég hosszú távú fejlődését befolyásolhatja. Amit szemléletnek nevezünk az nem egyéb, mint az egyenszilárdság sérülése a modulok között és a modulokon belül. Ilyenkor a rendszerben vannak kiemelt fontosságú, így pontosabban modellezett üzleti folyamatok és vannak elhanyagoltabb üzleti folyamatok. (Az egyenszilárdság súlyos megsértése elsősorban a kis létszámú fejlesztőközösségek esetén észlelhető, amikor egy-egy vezéregyéniség kényszeríti rá a fejlesztésre az elképzeléseit.) Talán a legrosszabb az az eset, amikor az ERP rendszerben az informatikus szemlélet uralkodik. Ezekben a rendszerekben a technikai elemek dominálnak, gépkönyveik nehezen érthetőek (nem informatikusok számára esetleg érhetetlenek), és a rendszer általában tele van gazdaságilag értékelhetetlen csicsamicsákkal. A következő legrosszabb eset a könyvelői szemléletű ERP rendszer. Ezek igen jónak tekinthetőek abban az esetben, ha a cél az, hogy az adóhivatal gyorsan és hatékonyan tudja megbüntetni a cégünket, de pl. tökéletesen alkalmatlanok gazdaságelemzésre, teljesítménymérésre vagy tervezésre, amiket viszont a legfontosabb üzleti folyamatoknak kell tekintenünk. Itt a veszély az, hogy ezek a rendszerek gyorsan kinőhetőek és ekkor le kell cserélni őket. A gondot az okozza, hogy a csere felmerülése és lebonyolítása között évek telhetnek el, ami a cég számára elveszett idő. Tipikusan ilyen rendszert választanak azok a cégek, ahol a könyvelőknek vagy az informatikusoknak túl nagy a befolyásuk.
Ezt a veszélyt úgy kerülhetjük el, hogy gondosan ügyelünk arra, hogy a választásnál a döntőbizottságban minden terület azonos érdekérvényesítő képességgel rendelkezzen.

A jelenlegi helyzet elemzése

Az új ERP rendszer telepítése előtt fontos lenne meggyőződni, hogy a rendszer cseréjéhez valós igény tartozik-e. Ez ellenőrizhető úgy, hogy a cég munkatársainak feltesszük azt a kérdést, hogy az új ERP bevezetése mennyivel növeli majd a nyereséget és miért? A kapott válaszokból eldönthető, hogy kik a védnökök, ügyfelek, célpontok és szószólók. Tehát látni fogjuk, kik lesznek a húzó munkatársak és hol kell veszélyre számítani.
Az új rendszer iránti igény felkeltésének egyik módszere, hogy a jelenlegi rendszer alapján végzünk egy gazdaság elemzést és rámutatunk, hogy hol, mit veszít a cég. Meg kell keresni és bizonyítani kell, hogy hol vannak korszerűtlen, esetleg hibás üzleti folyamatok és meg kell mutatni, hogy azok kijavítása az új rendszer segítségével milyen előnyöket jelent cég és az egyén szintjén. Az elemzésbe és az elvi szinten történő újratervezésbe be kell vonni a cég munkatársait.  Ha ez nem sikerül, akkor a projekt veszélyeztetetté válik.

Ennél egy sokkal hatékonyabb módszert alkalmaztak a rendszerváltás után ide települt multik, mert nekik nem volt idejük megvárni, hogy az új ipari kultúra iránti igény természetes módon kiépüljön. Az idő valóban őket igazolta, ugyanis a magyar cégek zöménél a mai napig sem alakult ki pl. a tervezés és az elemzés iránti igény. Ezért ők azt a módszert alkalmazták, hogy Európa fejlettebb régióiból ide telepítettek olyan munkatársakat, akikben az információs igény már eleve megvolt, ezért ők el sem tudták képzelni, hogy az itteni viszonyok mellett hogyan lehet egyáltalán céget vezetni.  Amikor az ilyen munkatársak száma átlépte a kritikus tömeget, akkor már a hátukon elvitték az új rendszert.

A felmérés módszertana

A módszerek elvi alapját az adja, hogy minden folyamatnak van valamilyen nyoma, ami lehet:

•  papíralapú,
•  humán alapú,
•  digitális.

Ritkán fordul elő, hogy elegendő egyetlen módszer használata, tehát az adatbázis elemzés esetben is biztosan sor kerül írott dokumentumok vizsgálatára és interjúra is.
Vannak olyan üzleti területek, ahol elengedhetetlen a személyes gyakorlat megszerzése, a napi munkában való közvetlen részvétel. Ilyen pl. a termelésirányítás.

•  A papír alapú felmérés eszköze a dokumentumáramlás elemzése, ehhez létre kell hozni a bizonylatalbumot, amely a cégnél használt az összes bizonylatot tartalmazza, legyen az kézzel vagy az ERP rendszerrel létrehozva. Ezek alapján kell elkészíteni az érdekesebb folyamatok dokumentumáramlását, ami történhet saját jelölésrendszerrel vagy valamelyik (a munkatársak által nehezebben értelmezhető) professzionális eljárással. Az album az új rendszer bevezetésénél és konfigurálásánál is hasznos segédeszköz. Itt olyan meghökkentő folyamatokat lehet kimutatni, hogy a több munkatársat érintő dokumentum vissza kerül a forráshoz és minden elemzés vagy egyéb felhasználás nélkül iktatják.
•  A humán alapú felmérés eszköze a mély interjú. A módszer legnagyobb problémája, hogy a munkatársaknak nem érdeke az évek alatt felhalmozott – és így értéket jelentő – tudásának átadása. Technikai nehézséget okoz a jegyzetelés, ill. a dokumentálás. Az interjút mindig visszakereshetően kell rögzíteni és általában az ismeretanyag kiteljesedése után meg kell ismételni.
•  A folyamatok digitális nyoma az adatbázisban található. Azt mondhatjuk, hogy a meglévő ERP rendszer által támogatott folyamatnak pontos lenyomatát találjuk az adatbázisban. Ennek elemzése gyors és hatékony, eszköze általában valamilyen BI rendszer (pl.: az SQL szerver részét képező SSAS, Excel, POWER BI vagy mások). Az adatbázis gondos elemzése az üzleti eredményeken túl tartalmaz információt a cégen belüli szokásokról, a munkavégzés pontosságáról és sok minden más adottságról is. Különösen hasznos a működési hibák feltárásánál.

A felmérés mindenképpen időigényes ezért úgy kell elvégezni, hogy a hozadéka túlmutasson az ERP választáson (pl. legyen egyben szervezetelemzés stb. is)

A szempontrendszer magyarázata

Kizáró szempontok összeállítása
A kizáró szempontok olyan alapkövetelmények, amelyeket a kiválasztott információs rendszernek mindenképpen teljesíteni kell. Rendkívül fontos a követelmények lehető legprecízebb megfogalmazása. Ha egy ERP rendszer a kizáró szempontok valamelyikét nem teljesíti, akkor már a kiválasztás folyamatában, a minősítésben sem vehet részt.

A kizáró szempontok sokrétűek lehetnek (pl.):

•  legyen grafikus felhasználói felület,
•  a konzulensek beszéljenek magyarul,
•  legyen magyar nyelvű gépkönyv és online help,
•  legyen nyitott architektúra,
•  adott operációs rendszeren működjék,
•  adott alkalmazás integrálható legyen,
•  legyen kliens/szerver architektúrájú,
•  legyen jogszabálykövetés hozzá,
•  az ára essen adott tartományba,
•  Legyen felhasználói szinten is telepíthető,
•  legyen felhőben futó verziója,
•  legyen stabil mentési rendszere,
•  képes legyen több nyelv kezelésére,
•  képes legyen több pénznem kezelésére,
•  kezeljen divíziókat,
•  Legyen adatbázis leírás hozzá,
•  stb.

A válaszok nominális skálán helyezhetőek el (tudja / nem tudja). Annak ellenére, hogy egy rendszer belefut egy kizáró szempontba, érdemes a kérdőív kitöltését folytatni, miután később szóba jöhet egy kompromisszumos megoldás, ráfejlesztés stb.
A kizáró feltételek között most nem szerepel az üzleti intelligencia és a mesterséges intelligencia támogatás. Ez a KKV szektor alján-közepén egyáltalán nem szempont. Viszont szerepel az adatbázis leírás, amely lehetőséget teremt az önkiszolgáló üzleti elemzés későbbi bevezetésére.

Funkcionális teljesség
 A funkcionális teljesség valószínűleg mindenhol a legfontosabb szempont, tehát magas súlyértéket célszerű neki adni. Ennek keretében azt kell megvizsgálni, hogy a kínált rendszer mennyire felel meg a beruházó szakmai elvárásának. A funkcionális teljesség vizsgálatánál határozottan meg kell különböztetni a valódi megoldásokat a helyettesítő megoldásoktól és a teljességi igény megállapításánál sohasem a pillanatnyi elvárást célszerű alapul venni, mert az ERP beruházások legfontosabb eredménye általában az, hogy ennek mentén újra lehet szervezni a cég üzleti folyamatait. A funkcionális teljességet tehát már az újraszervezés utáni helyzethez kell viszonyítani.
A funkcionális teljesség megvizsgálása azonban egyáltalán nem egy egyszerű feladat.
Néhány említésre érdemes módszer:

A tervezett rendszer fő folyamatainak felmérése
A fő folyamatok felmérésének és rögzítésének az a célja, hogy vezesse az üzleti folyamatok újratervezését és közvetítse az igényeket az ERP beszállítója felé. A folyamatokat célszerűen folyamatábrákkal kell megjeleníteni. Jelölésrendszere lehet egyéni, de ekkor a felméréshez az értelmezést és a jelölési rendszer magyarázatát mellékelni kell.
Továbbá el kell készíteni egy igényjegyzéket, amely az elvárásokat rögzíti. Ez történhet konyhanyelven, de a nem pontosan meghatározott részleteknél a bevezetőnek (esetleg a fejlesztőnek) ezzel szabad kezet adtunk.
Ebben az eljárásban az elkészült anyagot át lehet adni a beszállítónak, aki kötbér terhe mellett nyilatkozik, hogy képes-e a feltételek kielégítésére, ill. a kért megoldások helyett milyen megoldásokat ajánlana.
Ez az eljárás igen munkaigényes, de nagyon megbízható, és gyakorlatilag nélkülözhetetlen, ha az ERP beruházást az üzleti folyamatok újratervezésével kötjük egybe.
Az lenne igazán szép, ha maga az ERP rendszer is biztosítaná a működésének folyamatábráit. Erre ne számítsunk.

Demó rendszer használata
A funkcionális teljesség vizsgálható egy demórendszer üzembeállításával is. Természetesen ez esetben is szükség van arra, hogy pontosan tudjuk, hogy mit várunk el az új ERP rendszertől, de ekkor saját magunk akarunk meggyőződni arról, hogy a rendszer teljesíti-e a fő funkciókban az elvárásainkat.
A módszer igen nagy hátránya, hogy sok ERP rendszer oktatás nélkül szinte kezelhetetlen, viszont kétségtelen előnye, hogy azokban az esetekben, amikor nem forrott ki teljesen az elvárás, a lehetőségek bemutatásával sokat segíthet. A demó rendszer üzembeállítása mindig megtérül, azonban, ha csak ezzel a módszerrel dolgozunk, akkor igen rossz döntéseket is lehet hozni.
Nyugodtan várjuk el, hogy az ajánlattevő saját eszközparkjával biztosítsa az üzemképes, tesztadatokat tartalmazó rendszert. Azt viszont nem várhatjuk, hogy ezt ingyen tegye meg.
Ennek a módszernek a használatát nagyon megkönnyítik a Freemium értékesítési stratégiát követő rendszerek.

Bemutatófilmek elkészítése
Néhány cég a gyár munkájának, korszerű gépeinek és folyamatainak a bemutatására olyan reklámfilmeket készített, amelyet a város TV csatornáin, ill. a közösségi médiákban lehet lejátszani. Ez a városnak is jó, a cégnek is jó és a munkatársaknak is jó. És ragyogó reklám.
Ezen túlmenően van egy nagyon nagy előnye. Ennek a filmnek az elkészítéséhez elengedhetetlen a cég működésének, gyártási megoldásának pontos ismerete, tehát kénytelenek mindezt átgondolni. Ugyanakkor az is világosan megjelenik, hogy ERP választás során kikre lehet támaszkodni.

Az üzem grafikus dokumentálása
Rendkívül hasznos olyan részletességű csarnokrajzok elkészítése, mint ami a „Gyár” fejezetben található. A rendszer ábrázolásához olyan mély ismeret szükséges, amely csak a céggel való együttéléssel szerezhető meg. Viszont ez lehet rövid idő is, ha a felmérő  szakember kellő tapasztalattal rendelkezik. Szükséges a munkahelyek, gépek és folyamatok részletes ismertetése is. A dolog érdekessége, hogy a felméréskor derül ki, hogy a KKV cégekben mennyire nem ismerik a munkatársak a saját munkahelyüket.
Ezeknek az ábráknak az átadása a fejlesztő/beszállító cégeknek rendkívül nagy segítség. Azt tudják pontosan felmérni, hogy mennyit kell egyszerűsíteni a modellen és mennyit kell fejleszteni a rendszerükön. Az ERP beruházó viszont azt tudja felmérni, hogy a különböző megoldásaikra milyen eszközt tud nyújtani a potenciális beszállító.

A funkcionális teljesség vizsgálatához kiindulást biztosító jegyzék a mellékletben található.

A beszállító üzleti stabilitása és megítélése
A beszállító üzleti stabilitása alapvető fontosságú kérdés. A legtöbb rendszer a beszállítói/fejlesztői háttér nélkül nem képes működni, mert minden céget folyamatosan érnek olyan hatások, amelyre a szervezetnek reagálni kell és a hatásokra válaszokat kell kimunkálnia, aminek ERP vetülete is van. A szervezet működését modellező informatikai rendszernek pontosan ezért szintén folyamatosan fejlődnie kell. Ha a beszállító tönkremegy vagy üzletágat változtat, akkor az ERP beruházás csak a veszteségek rovatokat fogja növelni.
Ennél a pontnál tekintetbe lehet venni azt, hogy a nagy példányszámban eladott szoftverek esetén igen hamar keletkezik egy (de általában több) olyan új cég, amely átveszi a kiesett cég szerepét, ha másért nem, akkor a piaci részesedés megszerzéséért. Nagy jelentőségű rendszerek esetén ezért ennek a szempontnak a súlya csekélyebb. Kisrendszerek általában nyom nélkül tűnnek el, viszont ilyenkor kicsi az anyagi és erkölcsi veszteség is. Ha belefutunk ebbe a helyzetbe, akkor döntő fontosságú, hogy időben keressünk új partnert, ill. kezdjük el az átállást egy újabb (és mindenképpen) fejlettebb rendszerre.
A beszállítók üzleti stabilitását erre specializálódott cégek vizsgálják, szükség esetén hozzájuk is fordulhatunk.

Szállító általános megítélése
A megítélést alapozhatjuk a referenciákra, az auditált minőségirányítási és biztonsági rendszerek meglétére, a szakma által elfogadott fejlesztési módszertanok használatára, a szállító szervezeti tagságaira, szakembergárda nagyságára, végzettségére és tapasztaltságára, az alvállalkozói háttérre, publikus pénzügyi adataira (mérleg, eredmény, mérleg-főösszeg, alaptőke) stb.
Minősíteni kell a szállítási és üzembe helyezési határidőket, a szavatosságot, a termékfelelősséget, és biztosításokat, a bevezetési projektmódszertant, a betanítást, a tanterveket és oktató anyagokat, az adatfeltöltés eszközrendszerét, a tesztállomány meglétét és minőségét stb.

Ne feledjük el azt sem, hogy egy ERP rendszer bevezetése és üzemben-tartása nem IT feladat, ezért kockázatos olyan beszállító választása, ahol az informatikusok vannak túlsúlyban és előnyös olyan cégek választása, ahol a könyvelők, könyvvizsgálók vagy gyártási szakemberek is dominálnak. Kifejezetten jó jel, ha a rendszert szolgáltatásként is üzemeltetik.