Esettanulmány

Egy ERP rendszer kiválasztásának története

Az esettanulmány egy valós történetet ismertet. A cég igencsak jelentős árbevétel mellett belépőszintű ERP rendszert üzemeltetett. Ennek ellenére az adatok „hiteles” tárolásának eszköze egy AZ EXCEL TÁBLA volt. Mint ilyenkor lenni szokott az idő nagy részét az Excel és az ERP egyeztetése vitt el, az eredmény pedig az volt, hogy december közepén még dunsztunk sem volt, hogy nyereséges-e a cég.

A választás másik érdekessége az, hogy választás előtt maguk akarták áttekinteni az ERP piacot és olyan megoldást kerestek, amely a távlati igényeiket is kielégíti. Ezek – az egyébként precízen – megfogalmazott igények messze felette volt a cég lehetőségének.

A kiválasztás folyamata tehát több részből állt

I-forduló.

1. A cég kidolgoztatta a távlati terveket tartalmazó pályázati anyagot, majd elküldte hozzávetőleg 40 beszállítónak. Az anyag szakmailag nem mondható hibásnak, de túlzott részletességével meglepte és megzavarta a pályázókat.
2. A megszólított beszállítók egy jelentős része, adott be pályázatot és egy részük felajánlott egy ingyenes, előadással egybekötött bemutatkozást is.
3. A beadott anyagok száma, eltérő felépítése és marketing jellege nem tette lehetővé a cég számára választást, ezért magára a kiválasztásra kért fel, mint független szakértőt.

Első lépésben érdemes meggondolni, hogy mi jelenti ennek a módszernek a veszélyeit:

• az ERP rendszer nem úgy működik, ahogy az értékesítő elmondta,
• az ERP rendszer nem úgy működik, ahogy a leírásban található,
• nem olyan rendszerre van szükségünk, mint amit megfogalmaztunk,
• az egyébként megalapozott vágyaink miatt nélkülözhetetlen fejlődési lépéseket akarunk átugorni.

Ez elég rosszul hangzik, de valamilyen formában mindig belefutunk ezekbe a törvényszerűségekbe. Ezen szabályok felismerése és elfogadása hozzásegít minket a cég számára optimális megoldás megtalálásához. A valódi sikert az hozza, ha készülünk ezekre a problémákra és sohasem a távlati terveket és a beszállító marketing előadását helyezzük előtérbe.

További veszélyt jelent, hogy a pályázó felismeri a bizonytalankodást és előáll egy teljesen irreális árral, amely akár rosszindulatú árképzést is takarhat. Belefuthatunk abba is, hogy a pályázó komolyan veszi az ajánlatkérést és olyan árat ad, ami valóban a megalapozatlanul kért szolgáltatási szint elérését tűzi ki célul. Az így kapott ár az ajánlatkérőből általában megrökönyödést vált ki. Jelen esetben is mindkettőre volt példa.

A módszernek azonban van egy nem elhanyagolható előnye. Az előadások során a megbízó látóköre szélesedett, megismerkedett fontos szempontokkal és betekintése lett a feladat összetettségébe.

A rend kedvéért hozzáteszem, hogy volt olyan beszállító, aki ezt nagyon nehezményezte.

A II. forduló.

Bár az ERP választási módszer nem volt sikeres, ettől függetlenül szükség volt a beérkezett pályázati anyagok értékelésére. Ez meg is történt (az ERP kategóriák anyagban olvashatunk róla).

Az egyik legfontosabb lépés a jelenlegi helyzet tanulmányozása és dokumentálása. Ezért el kezdtük felmérni a cég szervezetét, adottságait és legfontosabb üzleti folyamatait. Ennek keretein belül:

1. feltártuk azokat a folyamatokat, amelyek nem kívánatos módon folynak,
2. kialakítottuk a cég tevékenységéhez illeszkedő új folyamatokat.
3. a régi és az új folyamatokat grafikusan és szövegesen is dokumentáltuk (a folyamatok dokumentálása anyagban olvasható a kérdésről),
4. telepítettük az auditáláshoz és a meglévő rendszer elemzéséhez szükséges eszközparkot, ami egy hordozható szerver formájában áll rendelkezésre,
5. kialakítottuk a meglévő RLB rendszer adatbázisának beolvasásához szükséges környezetet,
6. kiolvastuk az elmúlt évek adatait (ez azért volt problémás, mert az adatbázist már régóta nem támogatja a gyártó),
7. az adatokat megtisztítottuk (az elképesztő mennyiségű hibától),
8. előadásokat állítottunk össze, amely részletesen bemutatja a cég működését, a megvalósítandó folyamatokat és a speciálisnak tekinthető igényeket,

6. A meglévő információk alapján összeállítottuk a törzsadatok rendszerét. Ezen a szinten nem ERP specifikus adatbázist építettünk fel, hanem egy kifejezetten üzleti folyamat specifikus (ERP független) törzsadatbázist hoztunk létre. Ebben a fázisban meg sem tudtuk közelíteni a versenyelőnyt biztosító adatminőséget, mert a megrendelő működési és IT kultúrája ehhez még nem volt elegendő.
7. Ezt követően
   1. megtörtént az adatok egységesítése és szabványosítása,
   2. általános formában (egy erre a célra szolgáló SQL adatbázisban) összegyűjtöttük a folyamatok igényeinek megfelelő törzsadatokat.

Itt is belefutottunk egy érdekes problémába. A törzsadatokat (tanácsom ellenére) szokatlanul precízen szerették volna összeállítani és a szolgáltatásokat megpróbálták az érvényes szabványok alapján besorolni. Ez egy teljes hónapot vitt el a gazdasági igazgató jelentős terhelése mellett. Az eredmény az a felismerés volt, hogy a szabványok a mindennapi életben tökéletesen használhatatlanok (:, az egy hónapos munka nem került felhasználásra.

8. Összeállítottunk egy önértékelésen alapuló súlyozott kérdéseket tartalmazó pályázati anyagot és elkészítettük a pályázati anyagot magyarázó segédletet. Az anyag tartalmazott olyan általános kérdéseket, amely elsősorban a pályázót minősíti és tartalmazott olyan szakirányú kérdéseket, amely az ERP rendszerre kérdezett rá. A súlyok segítségével szabályozni lehet, hogy milyen típusú ERP rendszert szeretnénk kiválasztani. Jelen esetben a magas darabszámban értékesített, könyvelő cégek által közkedvelt, dobozos rendszert és jelentős gazdálkodási és könyvelési szakemberbázissal rendelkező céget szerettünk volna a nyertesek között látni.
9. Az anyagot kiküldtük mindenkinek, akit az első fordulóban is megszólítottunk. A visszaküldött anyagok alapján felállítottunk egy sorrendet. Az első helyre került pályázó rendszerét átvettük és telepítettük saját rendszerünkre. Értékeltük a telepítés módszertanát és hatékonyságát. A rendszert feltöltöttük a 2014-es adatokkal és ellenőriztük a válaszidőket. Feltöltöttük az újonnan kialakított egységes törzsadatokat. A pályázót megkértük, hogy mutassa be a rendszerét és kértünk egy egyhónapos teljes értékű demó licencet. Kérünk továbbá egy teljes értékű dokumentációt. A kiírásban jeleztük, hogy a rendszer tesztelését követően fenntartjuk az elállás jogát.

A pályázó megtartotta az előadását:

• röviden bemutatta a céget,
• áttekintettük az általános kérdésekre adott válaszokat,
• a cég kritikus üzleti folyamatait működésközben bemutatta,

(A módszer lényegéhez tartozik, hogy nem engedünk teret az előadónak, mert a megbízót nem a frappáns megoldások, a bemutatóra optimalizált részek érdeklik, hanem az, hogy a számára kiemelten fontos feladatokat hogyan oldja meg a rendszer.) Értékeltük a bemutatót és a bemutatott ERP szoftvert. Ezt követi az ERP rendszer a – beszállító nélkül – tesztelése, amelyre több hetet kell szánni. Ekkor az összes kiemelt folyamatot részletesen ellenőrizzük.

10. A telepített rendszert hozzávetőleg egy hónapig teszteltük. A teszt eredményét értékeltük és úgy döntöttünk, hogy rátérünk a következő rendszerre. Bár a kérdőíves önértékelés alapján legmegfelelőbb rendszer valóban jónak bizonyult, de feltártunk olyan (vélt és valós) szemléletbeli hiányosságokat, ami indokolta a választás folyamat folytatását.
11. Pontosan ugyanezzel az eljárással tesztelni kezdtük második helyre befutott rendszert.
12. Az egy hónapig tartó tesztelések eredménye alapján a rendszert megfelelőnek ítéltük. Ez azt jelenti, hogy nem futottunk bele olyan hiányosságba, ami indokolta volna a keresés folytatását. A rend kedvéért megjegyzem, hogy azok a lehetőségek amelyek miatt kiesett az első rendszer itt sem kerültek beüzemelésre.
13. Ez persze nem azt jelenti, hogy a rendszer a cég számára tökéletes, hanem azt, hogy érdemes vele elindulni és egy fél év után a beszállítóval közösen át kell tekinteni a működési tapasztalatokat és meg kell rendelni az esetlegesen előforduló módosítási igényeket. Olyan nagyságrendű változásokra gondolok, hogy pl. a CRM modulban meglévő szolgáltatások egy részét a kereskedelmi modulba is telepíteni kellene vagy pl. új formátumú listák vállnak szükségessé. A rendszer az összes alapvető fontosságú funkciót az igényeknek megfelelően biztosítja.
14. A módszer jelentősége abban áll, hogy bár a kérdőívek önértékelésen alapszanak, egy félreértés vagy egy szándékos torzítás nem befolyásolja a döntés sikerét, legfeljebb a döntéshez szükséges időt (és költséget) növeli meg. A kérdőív célja ugyanis csak a tesztelési sorrend beállítása és a bemutató anyagának a szabályozása.
15. Utolsó lépésben elkészítettük az ERP kiválasztás dokumentációját, amely az alábbi fejezeteteket tartalmazza:
    1. a cég szervezeti felépítése,
    2. a szervezet kialakulásának mérföldkövei,
    3. javasolt szervezeti felépítés,
    4. hibás üzleti folyamatok diagramja és leírása,
    5. a javasolt folyamatok diagramja és leírása,
    6. adatrögzítési eredmények és értékelése,
    7. tesztelési eredmények,
    8. második forduló pályázatainak értékelése.

16. Maga a döntés a rendelkezésre álló ERP rendszer, a rendszerhez tartozó ERP dokumentáció és az régi és új üzleti folyamatokat valamint a tesztelési eredményt tartalmazó dokumentáció alapján – minden szükséges információ rendelkezésre állása mellett – történt. A döntés a cég vezetőségének a feladata volt.

Az eljárás eredménye látványos. Az első folyamatban a vágyak alapján megfogalmazott igények következtében hatalmas szórással érkeztek be ajánlatok (az ezüst színű oszlopok). A második fordulóban az ajánlattevőket részletesen és pontosan tájékoztattuk a jelenlegi helyzetről, a kérdőívekből pedig ki lehetett olvasni, hogy milyen folyamatokra, képességekre és adottságokra vagyunk kíváncsiak. Az eredmény az lett (bordó oszlop), hogy az ERP szállítók többsége nem szállt be a második fordulóba, voltak olyanok, akik lényegesen eltérő árral jelentek meg, de az igazi érdekesség az, hogy a cég adottságaihoz illeszkedő ERP rendszer beszállítója nem is pályázott az első fordulóban. (Az első két – fekete – oszlop a meglévő rendszer kategóriáját mutatja, ilyen pályázat nem érkezett.)

A függőleges tengelyen az ajánlati ár, a vízszintesen az ERP rendszerek találhatóak.

Az eljárásban a beszállítók partnerek voltak.

Köszönet érte.