Követelményjegyzék használata

Sok esetben az ERP választáshoz egészen részletekbe menően kidolgozzuk, hogy mit kell tudnia a kívánatos ERP rendszernek. Ebből készítünk egy kivonatot és ennek az anyagnak adjuk a követelményjegyzék nevet. Ehhez hasonlítjuk hogy az ERP rendszer mennyire felel meg a vevő igényének.

Vannak követelmények, amelyet a rendszer egészének, szellemiségének, a beszállító szervezetének és üzletpolitikájának kell teljesíteni, és vannak követelmények, amelyek egy-egy modulra, ill. folyamatra érvényesek.
A bemutatott módszert elsősorban a „Precíziós ERP választásnál” alkalmazzuk.

A feltételek között vannak kizáró feltételek és vannak olyanok, amelyek csak súlyozva vannak. A kizáró feltételek és a súlyok is a Megbízó pillanatnyi állapotához, felkészültségéhez és az egyenszilárdság elvéhez igazodik. Ha az anyag egy kizáró feltételt nem tud az elvárásnak megfelelően teljesíteni, akkor kiesik a pályázatból.

A pályázáshoz több anyagot biztosítunk.

1. Folyamat leírások. A hozzávetőleg 50-80 oldalban ismertetjük a cég működését és a hosszú távú elképzeléseket. Szemben a hagyományos ERP szemlélettel ezekben az anyagokban a folyamat szemlélet uralkodik. Azaz nem azt fejtjük ki, hogy működjön egy ERP modul, hanem, hogy egy modulokon átívelő üzleti folyamatot hogy kellene realizálni.

2. Adunk egy anyagot, amelyben a beszállítóval szembeni követelményeket soroljuk fel és egy másikat az ERP rendszerrel szemben támasztott általános követelményekkel. Ezek úgy vannak összeállítva, hogy lehetőleg automatikusan kialakuljon a megrendelő számára egy optimális választási sorrend. A feltételekhez rövid magyarázatot is fűztünk. A magyarázatban felvázolt üzleti folyamat csak a kérdés megértését támogatja, a valódi feladata az, hogy a kiválasztott rendszer bemutatásakor elsősorban az ezekre a pontokra nyújtott megoldást mutassa be a pályázó. Néhány kiemelten fontos üzleti folyamathoz folyamatábrát is biztosítunk.
A szöveghez adott észrevételeket, eltérő értelmezéseket, magyarázatokat, javaslatokat figyelembe vesszük az értékelésnél.

3. Mellékelünk egy Excel táblát, amelyben a kérdésekre adott válaszok rögzíthetők. Itt a következő kódolás alkalmazását kérjük:
0 – Nem teljesítjük
-0 – Nem teljesítjük és nem is áll szándékunkban a teljesítés
+0 – Nem teljesítjük, de az igény szerint kifejlesztjük
1 – Kis százalékban teljesítjük
2 – Csak módosítást igényel
3 – Teljesítjük, de más kidolgozott ajánlatunk van rá
4 – Teljesítjük
5 – Jobb megoldásunk van

Ennél jelölni lehet, hogy bár a rendszer nem rendelkezik az adott szolgáltatással a bejelölt szintnek megfelelően a cég határidőre kifejleszti. Ezeket az árajánlatban is el kell határolni, hogy szükség esetén kompromisszumokat is lehessen kötni.

Van néhány pont, amelyhez konkrét értékeket kell megadni. Ezeknek a kódolását a kiíró végzi. Ha a rendszer kizáró követelményt nem teljesít, akkor nem vesz részt az értékelésben. Ennek ellenére tanácsoljuk a kérdőív kitöltését. Ha nem kizáró szempontot nem teljesít, akkor csak kevesebb pontot kap az értékelésnél, de nem eredményez kizárást és az sem biztos, hogy hátrányt jelent. A kérdéseket a vevő igénye alapján súlyozzuk, így egy-egy alacsonyabb pontszám nem feltétlen hátrány. A visszaküldött anyagok alapján felállítunk egy sorrendet, majd megkérjük a meghívott pályázókat, hogy mutassák be a rendszerüket. Ehhez biztosítunk környezetet, de szerencsésebb, ha a pályázó a saját környezetén mutatja be a rendszert.

A bemutatón nem arra vagyunk kíváncsiak, hogy az ERP rendszer milyen kiemelkedő megoldásokkal rendelkezik, hanem arra, és csak arra, hogy a cégünk számára fontos üzleti folyamatokra milyen megoldást nyújt.
Ezt követően a pályázati anyagot a saját értékelésünkkel látjuk el.
A legjobbnak ítélt rendszerhez kérünk egy egy hónapos teljes értékű demó licencet és dokumentációt.
A rendszer tesztelését követően fenntartjuk az elállás jogát.

A válaszokat <tól> és között várjuk a <megrendelő mail címe> címen.
Konzultációs lehetőség a +36-20 264-75-14 (Kupán Károly) számon egyeztethető. Kérdés a Kupan.Karoly@bi-control.hu címen tehető fel. A kérést és a választ az összes pályázó megkapja.

Több helyen is olvashatjuk, hogy ez a módszer azért nem jó, mert nagy ráfordítást igényel (ami igaz) és a korszerű rendszerek meg úgyis mindent tudnak (aminek köze sincs a valósághoz).
Ezt vélekedést természetesen ERP fejlesztők oldalain találjuk.

________________________________________________________________________________
Kupán Károly (@2016-2017); v2.11;                              06-20 264-75-14;                       Kupan.Karoly@BI-Control.hu