Projektjavaslat

Projektajánlat

A PRINCE projektek indításakor az a legnagyobb probléma, hogy a Projekt Döntő Bizottságának még nem áll rendelkezésre olyan hiteles információ, amely alapján el lehet dönteni, hogy milyen tevékenységeket milyen sorrendben kéne elvégezni. Egy ERP csere projekt esetén például abban sem lehetünk biztosak, hogy valóban cserélni kell-e az ERP rendszert. Ha a projektszervezet szabályozott (PRINCE) rendszerében keletkezne a projektalapításhoz szükséges információ, akkor akár hónapokat veszíthetnénk és esetleg jelentős mennyiségű felesleges munkát is végeznénk.

A „Projektajánlatnak” az a célja, hogy egy „Projektindító tanulmány” formában – a projektszervezettől független eljárással – biztosítsa a Döntő Bizottság részére a projekt indításához szükséges információkat.

Elkerülhetetlen, hogy ez a munka ne a jelenlegi helyzet felmérésével induljon, de rögtön felmerül az a kérdés, hogy a felmérésnek milyen mélységűnek kell lenni. Ezt a munkát akkor is el kell végezni, ha cserélni kell az ERP rendszert, akkor is, ha az ERP rendszer maradhat, csak ráfejlesztésekre van szükség és akkor is, ha az üzleti folyamatok újraszervezésével megoldható a vélt probléma.

Ebben a fázisban a meglévő üzleti adatokat (akár egy ERP rendszer hordozza, akár Excel táblák) betöltjük egy – az ERP rendszer korlátait átlépő – üzleti intelligencia rendszerbe (BI), mert az adatok, a rendszerhibák és üzleti szokások elemzése értelemszerűen nem végezhető el a meglévő ERP rendszerben.

 Ez a legtöbb esetben azt igényli, hogy a meglévő adatokat meg kell tisztítani, ugyanis számolnunk kell azokkal az adathibákkal és belső ellentmondásokkal, amelyeket az ERP rendszer nem tud feltárni, a BI rendszert viszont nem fogad el hibás adatokat. A hibákról egy önálló jelentés készül, amelyet egyben a bevezetés egyik teljesítménymutatójaként is használhatunk, ugyanis pontosan mutatja a hibák kijavításának ütemét.

A hibák az éles rendszerben általában nem javíthatóak, hiszen már beépültek a mérleg és eredmény-kimutatásokba, amit nem kívánunk módosítani. Viszont az is hiba lenne, ha ezek tovább mennének az új rendszerbe, ezért az a jó megoldás, hogy a hibákat – egy javítószótár segítségével – az elemző rendszerben javítjuk ki. Ebben a (Excel) táblában megadjuk a javítandó hibákat és a felhasználónak meg kell adnia a helyes értékeket. (Gondoljunk például arra, amikor egy partner neve pl. hét féle képen van leírva, vagy amikor egy ár biztosan irreális, esetleg amikor nem létezik egy mértékegység, stb.) Ezeket a hibákat és ellentmondásokat a gyors üzembeállás érdekében első lépésben egyszerűen kitöröljük, ezzel elveszítjük ugyan az operatív irányítás lehetőségét, de a rendszer alkalmas marad a trendek elemzésére.

A Projektjavaslattal valójában a működési szokásokat tárjuk fel, de az eljárás általában teljes mélységű gazdaságelemzésre is alkalmas, miután tetszőleges tartalmú kimutatásokat tudunk készíteni az ERP rendszertől függetlenül. Alkalmas a kódrendszerek tesztelésére, javítására és a javított kódrendszer tesztelésére, stb. Segítségével lehetőség nyílik olyan módosítások tesztelésére, mint pl. a színes termékkódok kialakítása, szortiment kódok tesztelése, stb., de lehetőség van arra is, hogy hiányzó adatokkal egészítsük ki a rendszert és úgy elemezzük a működést, vagy kísérletezhetünk teljesítménymutatók megfogalmazásával anélkül, hogy módosítanánk az ERP rendszert.

Az eljárás akkor lehet gazdaságos, ha a feladatot jól szegmentáljuk. Az elemző környezet létrehozása (menedzselése) egyértelműen a mi feladatunk. A meglévő rendszer adatszerkezetének feltárása szintén a mi feladatunk. (Ez lényegesen olcsóbb, ha ebben partner a beszállító is.) Ugyancsak a mi feladatunk az adatok áttöltése a BI rendszerbe és az alapvető kimutatások elkészítését is mi végezzük.

Sajnos az, hogy a feltárás milyen szintet érhet el, az nagyban függ a meglévő ERP rendszertől, az éles környezettől és a Megbízó munkatársainak felkészültségétől.

Ehhez a projektszakaszhoz az alábbi feltételek teljesülése szükséges:

• vállalkozási és titoktartási keretszerződés,
• elemző hardverkörnyezet és a hozzátartozó operációsrendszer (biztosítjuk),
• egy ugyanolyan SQL szerver program, mint amivel az ERP rendszer dolgozik (ha ilyennel nem rendelkezünk, akkor szükségünk van a cég példányára),
• egy mentés az adatbázisról vagy maga az adatbázis,
• az induló adatpiac kijelölése (pl. értékesítési adatok).

A költségek elszámolása is a projekttől függetlenül történik.

Az elemzőrendszer felállítása, beüzemelése, az adatok betöltése és standard vezetői kimutatások kialakítása nem igényli a Megbízó jelenlétét így rögzített idő alatt elkészíthető.

A tipikus üzembeállítási idő 5 nap adatpiaconként, amelyet a telepítés végeztével, az átvételt követően a standard napidíjjal számlázunk le.

Ha az üzemelő ERP rendszer adatbázisát bármilyen okból (pl. nagyon régi és a gyártó már nem támogatja, az ERP rendszer nagyon hibás szerkezetű, stb.) nem tudjuk feltárni, akkor eltekintünk díj felszámolásától, de ekkor ez a projektszakasz nem is végezhető el.

A BI rendszer kliens oldala egy (majdnem) közönséges Excel munkafüzet, használata oktatást nem igényel. A kialakított munkafüzetek és grafikonok lementhetőek, de újak csak a BI elemzőkörnyezetben alakíthatóak ki.

A projektszakasz végterméke, maga az elemző környezet, a termékhez dokumentáció nem tartozik.

Ha az elemzőkörnyezetet felhőben kell elhelyezni, hogy több telephely is elérje az adatokat, akkor a felhőszolgáltató díja a Megbízót terheli. A szolgáltató közvetlenül számláz a megbízónak, a BI-control LTD (ill. Kupán Károly e.v.) csak menedzselési díjat, ill. igény esetén alkalmazásgazda díjat számít fel.

Ha az adatok egy cégcsoporthoz tartoznak, és igény van az egységes cégcsoport adatok létrehozására, akkor cégenként többletnapokkal kell számolni, de az integrálás még az esetben is megoldható, ha egyébként a cégcsoport ERP rendszerei nem integrált formában működik (pl. ha Excel táblában vannak). Ha a cégcsoport cégei nem ugyanazt a törzsadatot használják, akkor az egységes törzsadat rendszer kialakítása további – előre nem meghatározható mennyiségű – időt igényel, amelyhez szükséges ráfordítás jelentős mértékben függ a Megbízótól, így ekkor is standard napidíjat (40 eFt/nap) számítunk fel az igénybe vett napok számának függvényében.

A következő javasolható lépés a törzsadatok kijavítása. Ez úgy történik, hogy a hibásnak ítélt adatokat egy Excel munkafüzetben adjuk át a Megbízó kijelölt szakemberének. Az adatokat a Megbízó – a megadott minta alapján – kijavítja, majd visszajuttatja.  A visszaadott adatokat beolvassuk a rendszerbe. Ez a folyamat ritkán történik meg egy lépésben, az adatok általában több lépésben, ciklikusan kerülnek kijavításra. Ebben a fázisban akár standard óradíjjal (15 eFt/óra) is lehet dolgozni, mert az adatok átvezetése nem haladja meg az egy órát, de ha a Megbízó egyszerre több törzsadatot is tud javítani, akkor a napi elszámolás a kedvezőbb.

Minden tevékenységet pontosan naplózunk így a számla a terhelésnek megfelelően alakul, nagyságát azonban az határozza meg, hogy mennyire pontosan dolgozik a Megrendelő munkatársa.

Bizonyos – nem cég specifikus – törzsadatok alvállalkozókkal is javítathatóak (pl. a partneradatbázis).

Ha az adatokat elfogadhatónak minősítettük, akkor át lehet lépni a vezetői kimutatások és a teljesítménymutatók megtervezésére. Ez általában egy konzultációból áll, amelyet a teszt kimutatás elkészítése követ. Az eredményeket újabb konzultációban minősítjük és ennek a folyamatnak a végén kialakul egy végleges vezetői kimutatás, ill. teljesítménymutató. A módszer lehetővé teszi, hogy egy módosítási/bővítési feladat esetén elegendő csak a véglegesnek minősített kimutatás esetén módosítani az ERP rendszert.

A tevékenységet naplózzuk, a számlázás a ráfordításnak megfelelően alakul.

A végtermék maga a kimutatás és szükség esetén a hozzá tartozó utasítás (milyen időközönként kell elkészíteni, kinek és milyen intézkedéseket igényel).

Ha a Megrendelő munkatársai a részükre kiadott feladatot nem a kellő ütemben végzik el, az nem növeli a számla összegét csak abban az esetben, ha a Megrendelő rendelkezésre állást igényel és nem a szabad kapacitásunk függvényében végezzük a tevékenységet. (Rendelkezése állás 50 eFt/hó.)

Ennek a projekt szakasznak a végterméke egy mindkét fél által elfogadott törzsadatbázis Excel formában átadva, ill. riportok és grafikonok szintén Excel formában átadva valamint a tapasztalatok összegzését tartalmazó „Jelenlegi helyzet” nevű dokumentum.

A projektajánlat munkálatai nem egy projektszervezet irányítása alatt áll, de ugyanúgy célszerű létrehozni a munkacsoportokat. Azokon a területeken, ahol a teljesítmény nem függ a Megbízó munkatársaitól rögzített időkkel és rögzített költségekkel dolgozunk. Azokon a helyeken, ahol bármilyen szintű együttműködés van, a munkanapló alapján állítjuk ki a számlákat, ezeken a területeken tehát szükség van a – költségek kordában tartása érdekében – a megfelelő jogkörökkel felruházott „Felhasználói képviselőre”.

A „Projektajánlat” alapján a cég vezetője (a Döntő Bizottság) meghatározza a projekt célját, kijelöli a projekt szereplői és részprojektek sorrendjét.

A projektcél és a projektek sorrendje jelentősen befolyásolja a sikert, a költségeket és a likviditást. Teljesíthető olyan projekt, ahol első lépésben a jelenlegi rendszer hiányosságait küszöböljük ki, megoldható hogy a jelenlegi ERP rendszerben vezetjük be az új üzleti folyamatokat vagy pl. meglévő adottságok mellett alakítjuk ki a konszolidálásra alkalmas környezetet. ERP-t cserélni lehet egy lépésben, teszt üzemet is kihagyva és lehet gondos előkészületek után – pilot projekteken – keresztül.

Tehát valóban eltérő lehetőségek közül lehet választani a részletesen kidolgozott projektajánlat alapján.