A raktári rend elvi kérdései

Célszerű tényként kezelni, hogy a szervezeti felépítésben lefelé haladva a rend iránti igény fokozatosan csökken. Ez egyben azt is jelenti, hogy a rendet elsősorban a felső vezetés rend iránti igénye határozza meg, és ha ez nem elegendően magas, akkor a szervezet alján a rend iránti igény eltűnik.
A cégvezetés-művezető-raktáros igényszintje a raktári rend kidolgozásában a raktár szervezésében és az eszközrendszerében jelenik meg. A raktári eszközrendszer ma már magas szinten kidolgozott technológiákhoz illeszkedik, bár sokszor felesleges költségnek tűnik, de kijelenthető, hogy egy adott szintű rendhez egy adott szintű raktári eszközrendszer tartozik. Figyelembe kell azonban venni, hogy az eszközrendszernek illeszkedni kell a tárolt cikkekhez, tehát robusztus cikkekhez robusztus eszközre van szükség. A robusztus eszközök is lehetnek olyanok, amelyek felkeltik a dolgozókban a rend igényét. Egy tákolmányban a raktári munkás sohasem fog rendet tartani, mert kiépül benne az a gondolat, hogy ha a vezetésnek nem fontos, akkor nekem sem.
Ezért a megfelelő raktári eszközökbe betörténő beruházás mindig megtérül.

A rend kialakításának van szervezési, eszköz és szoftver vetülete is.
Az egyik tipikus probléma, hogy a raktárnyilvántartás alapján nem találjuk meg az árut. Ez történhet amiatt, hogy a nyilvántartás nem pontosan határozza meg a cikk helyét és amiatt is, hogy a megadott helyen nincs áru vagy nem az az áru van.
A hibákat megközelíthetjük irányítástechnikai fogalmakkal is. A folyamatokba történő beavatkozás lehet vezérlés vagy szabályozás és ezek megtalálhatók a raktárirányítás esetén is.

Vezérlésről beszélünk, ha a vezérelt jellemző nem hat vissza a vezérlő entitásra. ilyenkor kiküldünk egy vezérlő rendelkezést, de a vezérelt elem nem küld vissza információt a vezérlés megtörténtéről. A vezérlés történhet időterv szerint és lehet lefutó vezérlés.
A szabályozás egy olyan tevékenység amikor a vezérelt jellemző visszahat a vezérlő elemre és az eltérés alapján befolyásolni tudjuk a folyamatot. A szabályozás lehet értéktartó, vagy követő. A követő szabályozás lehet menetrendi vagy értékkövető.

A készleteket is kezelhetjük vezérléssel vagy szabályozással.

Vezérlésről akkor beszélünk, ha egy termelési helyzetből keletkező betárolási vagy kivételezési igényről kiállítunk egy (digitális és/vagy papír alapú) raktári jegyet, majd a jegyre támaszkodva elvégezzük a fizikai készletmozgást. Ebben az esetben a nyilvántartás vezetése elválik a fizikai készlet változásától, mert nem tudhatjuk, hogy a raktári munkatárs valóban azt a tárhelyet használta-e, valóban azt a terméket mozgatta-e, ill. egyáltalán végrehajtotta-e az utasítást, azaz a nyilvántartás és a tarhely tartalma között nincs rögzített kapcsolat.

1.ábra. A fizikai tárolásról nincs hiteles információ

A készletet (és miegymást) a raktári munkatárs egy munkaállomásról – kis kezével – rögzíti minek eredményeképpen folyamatosan hozzáfér a nyilvántartott adataihoz. A rögzítéskor csak információ áramlik, anyag nem. Ebben a megoldásban a raktári jegy papíron keletkezik.
Ezek a rendszerek azért működnek (és sokszor kifejezetten jól) mert belép a humán tényező, azaz a tényleges rend a raktári munkatársak fejében van. Ez a tudás pótolja a visszacsatolás hiányát, de ez azt is eredményezi, hogy a munkatársak nehezen cserélhetők, hosszú a betanulási folyamat, problémás a hiányzás kezelése és a szabadság megoldása. Ugyanakkor ebben a megoldásban benne van az is, hogy a készletnyilvántartás használhatatlan.

Ilyen helyzet egyszerűen jön létre, pl. a munkatárs a targoncával nem tud a kijelölt helyre állni, mert egy ideiglenesen tárolt áru az útját állja. Ilyenkor felteszi a legközelebbi helyre, mondván úgyis Ő fogja levenni.

A egyszerű kézi szabályzáskor a termelési helyzettől függően kiadunk egy készletváltozási utasítást, de a változás egyes paramétereiről visszajelzést küldünk. Ez lehet pl. egy kiszedési utasítás, amely előírja, hogy miből mennyit kell kiszedni. A munkatárs rákattint a tárhely vonalkódjára és beírja a betárolt mennyiséget.

2.ábra. A fizikai tárolásról (majdnem) hiteles információ van

A bevételezési (vagy kivételezési) igény közvetlenül jelenik meg az adattárolón (megjelenítve a mozgás tárolóhelyét és a cikket), a cikkre vagy a tárolóra kattintva megtörténik a hely azonosítása és ellenőrzése, ezt követően kézzel kell megadni a mozgatott darabszámot.
Ez esetben kisebb a tévedés esélye, mert a tárhely kiválasztásakor kiküszöböltük az emberi tényezők egy részét. A tranzakcióban szerepló cikket (a tárolási adatokkal együtt) az adatgyűjtő tartalmazza, a tárhely kiválasztását a vonalkódra kattintva ellenőrizni lehet, viszonyt a mennyiséget továbbra is kézzel kell megadni.
Ezt a rendszert lényegesen egyszerűbb használni, mert nincs szükség ad-hoc tárolások ismeretére. A kivitelezés során a kézi adatrögzítővel majdnem egyidejűleg rögzítjük a cikk cikkszámát és a tárhely azonosítóját is, tehát nehezebben válik el a két művelet.
Használatához erre alkalmas raktári rendszer és korszerű kézi adatgyűjtő szükséges, bár meg kell említeni, hogy hagyományos papír alapú raktárjegyekkel is el lehet érni ilyen működést csak nagyobb ráfordítással.

Vegyük észre a hiányosságokat. A legtöbb rendszer nem ellenőrzi, hogy a két kattintás között mennyi idő telik el. Benne van az is, hogy délelőtt kattintok a tárhelyre és délután írjuk be a mennyiséget, de közben ismeretlen változások történtek.
Lehetőség van arra is, hogy rosszul állapítom meg és rögzítem a mozgatott mennyiséget. Előfordulhat, hogy nem abba a tárhelybe pakolok, amelyre kattintottam. Végezetül más áru is lehet a tárhelyen csak rosszul van felcímkézve a tárhely.
Tehát sem a tévedés, sem a szabotázs ellen nincs teljes körű védelem.

Javítani lehet a pontosságon azzal, hogy minden cikk egyedileg van felcímkézve. Azaz a beszállító már eleve így szállítja. Ha az áru nincs megcímkézve, akkor egy gyár esetében sem idő, sem költség nincs az utólagos címkézésre, azaz a tárhely és cikk között továbbra sincs szilárd kapcsolat, ennek helyességét csak a munkafegyelem biztosítja.
A kereskedő cégek esetén a beérkezett áru mindig felcímkézett (ha mégsem, akkor a raktárnak kell elvégezni). Ez lehetővé teszi az egyedi azonosítást, amelyet technikailag úgy lehet egyszerűsíteni, hogy az áru csomagokban érkezik és a csomag is címkézve van. Ilyenkor a hitességet a beszállító garantálja.

A kézi szabályzás mennyiség ellenőrzéssel. Az emberi hiba tovább csökkenthető a mennyiség automatikus meghatározásával. Darabáru esetén erre legtöbb esetben a tömegmérés használható, amihez ismerni és tárolni kell a termékek tömegét. Szükség van továbbá arra is, hogy pontosan ismerjük, hogy mi a cikkek tömegének a szórása, mert ez meghatározza a mennyiség meghatározásának a pontosságát.
A módszer használata sok esetben elkerülhetetlen, Ha ki kell adni 250 csavart, de a csomagolás 500 darabot tartalmaz, akkor képtelenség leszámolni a kiadandó mennyiséget. Ezt támogatják az olyan mérlegek, amelyek a tömeg megadása után rögtön darabszámot ír ki, de a nyilvántartás és az anyagáram között ekkor sincs kapcsolat.

A módszert sikerrel használják a boltok önkiszolgáló pénztáránál. Itt a kimenő oldalon egy mérleg van, amely a vonalkódolvasó felett átmozgatott cikk vonalkódja (azaz a cikkszám) alapján számolja a és automatikusan rögzíti a mennyiséget. (Ha megkerüljük a vonalkódolvasót, akkor ismeretlen áru mozgását jelzi.)
Azonban kérdéses, hogy mikor kell csökkenteni a készletet.
Amikor a vonalkódolvasón keresztül mozgatjuk az árut, akkor már csökkenhetjük a készletet, de még nem történik meg a fizetés. A raktári tranzakció valójában a fizetéssel zárul le, mert még ilyenkor is elállhat a vevő. Általában rendszer ez alapján vételezi ki a raktárból. Ugyanakkor csak a kapott blokk alapján lehet a csomagolótér irányába elhagyni a vásárlóteret.
Azonban a fizetés után is vissza lehet térni az eladótérbe, ami vitatható és jogértelmezési kérdésekhez vezet. Ezért mindig van felügyelet az önkiszolgáló számlázásban.

Ipari környezetben is használatos a tömegmérés a kivételezett mennyiség meghatározására. Minden esetben nagyon fontos, hogy a mért paraméter fixen kapcsolódjon a kivételezett mennyiséghez, amelynél figyelemebe kell venni, hogy az emberi lelemény végtelen nagyságú.
Egy telephelyen úgy határozták meg a kivételezett mennyiséget, hogy a tartálykocsit lemérték a belépésnél és a kilépésnél is a kivételezett folyadék mennyiségét pedig tonnában tartották nyilván. Ez első ránézésre jónak tűnik, mindaddig míg valaki fel nem tette a kérdést, hogy a telephelyen milyen építkezés folyik. Mígnem kiderült, hogy a fiúk a belépés előtt téglákat raktak a tartálykocsi alkalmas pontjaira, amiből aztán a mérlegelés után egy csinos rakást alakítottak ki. A forgalom olyan nagy volt, hogy az eltulajdonított mennyiség bőven a hibahatár alatt volt ezért észre sem lehetett venni.

A robotraktárak. Az emberi hibákat csak robotok alkalmazásával lehet tovább csökkenteni. A robotraktárakban a bevételezést, a kivételezést, komissiózást és kiadást is robotok végzik. Ennek van olyan kulcsrakész megoldása, amely a KKV szektor eső harmadában is alkalmazható. Ilyen pl. a patikákban található célrobotraktár. Ezektől elvárhatjuk, hogy az ömlesztett árut is szortírozni tudja és integrálható legyen WMS rendszerekkel. Bár kétségtelen, hogy jelentősen növelik a biztonságot és egyszerűsítik a folyamatot, ezek a jelenlegi gazdasági körülmények között ezek a rendszerek csak jelentős állami támogatással gazdaságosak ugyanis nem csökkentik a létszámot és nem növelik a forgalmat. Ez az élőmunka időigénye és kivételezési idő kedvezőtlen aránya miatt van.
A gyárak esetén – néhány nagyon speciális termékek gyártását kivéve – egyelőre nem terjedtek el. Egy gyártási egység legyártási ideje és az anyagok és alkatrészek kivételezés ideje között annyira nagy a különbség, hogy még jelentős támogatás esetén sem térül meg.
A nagy kereskedelmi raktárakban általában egyedi fejlesztések működnek, itt már gazdaságosak is, de általában milliárdos beruházási költséget igényelnek.